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四 内部审核的步骤 策划 实施 报告 效果跟进 第二节 内部审核准备一. 订定年度稽核计划 公司可依其内部稽核程序之规定, 排定每年的年度稽核计划; 亦可因应公司某项特定的方案, 来排定公司的稽核计划. 年度稽核计划, 应包含: 预定稽核之单位. 部门. 区域 预定稽核之范围 (ISO条文要项) 预定执行稽核之时程 (周别. 月别) 二. 筹组稽核小组成员 稽核小组之组成, 除有稽核组长外, 尚有由各单位之适当人员担任稽核员共同组成 每次执行稽核前, 稽核组长应依据预定稽核区域及范围, 选定适当之人员参与稽核活动, 稽核人员之安排必须考虑稽核作业之独立性. 从事稽核活动之人员, 均应接受适当之训练, 始可担任稽核员, 以确保稽核活动能有效执行. 三. 拟定并确定细部稽核时程 根据年度稽核计划, 于执行稽核前 1-2 周须排定细部稽核时程.细部稽核时程, 应包含之项目: 稽核日期与时间 (可透过双方协调之时间) 稽核员之指派与安排 被稽核之区域及负责人 被稽核之范围及项目 四. 通知被稽核单位及负责人员 细部稽核时程确定后, 应事先咨询受稽核单位之业务状况, 并确定该区域得指派负责人员给予稽核作业必要之支持; 必要时, 应对稽核时程做调整 五.制作稽核查检表 经确认稽核时程后,稽核小组成员应做下列准备: 稽核员应就受稽核单位之业务事先进行了解,并阅读与稽核有关之相关文件,事先制作稽核查检表 与稽核有关之文件包含 手册 程序书 / 管理办法 工作指导书 / 作业规范/ 工作说明书 上次稽核报告 未结案之改正措施 查检表应包含项目 欲稽核之文件名称. 编号. 版本/版次 稽核重点叙述 稽核结果说明 稽核时间分配 查检表应以简单的文句 (何人.何时.何事.何处.如何) 所组成 查检表要写到怎样的完整性或复杂性, 有赖于稽核员的经验而定 5-2 查检表之优点 作为辅助记忆的工具, 以提醒稽核员必须取得那些情报信息,来确认及记录所观察之各项事实 稽核重点不会遗漏 时间易掌控 稽核过程保有记录 第三节 审核实施一. 召开稽核前启始会议 说明稽核之目的及范围 说明稽核时程 确定受稽核单位陪同人员 暂定总结会议时间 二. 进行文件审查 文件审查可分为两大部份进行: (1)文件部份 针对各类使用文件之保管.使用情形, 进行全面性查核,并记录之;必要时,可与文管中心进行核对 针对稽核要项之相关文件进行浏览,并请相关人员说明,以验证文件之适当性 (2)记录部份 依据文件规定,查核是否按规定执行 相关记录是否符合规定要求,以验证『说.写.做』一致 三. 现场稽核活动 执行现场稽核时,一方面验证文件审查时所发现 的疑点,一方面查证是 否按规定执行;并将观查到的现象,详细登录于查检表上 凡未依程序书.管理办法.指导书等文件执行者,均可判定为不符合事项 搜集相关左证资料 不符合事项必须加以记录,记录时,内容应包含: 相关文件之编号 不符合及违反文件之现况,做详细描述 四. 填写不符合通知单 不符合事项一经确认后,稽核员得依据不符合事项之客观凭证,填写不符合报告,并描述不符合事项之状况 五.不符合事项的定义 未充分符合规定的要求 注：一项或多项特性或管理系统的要项，与规定的要求有所偏离或缺乏那些违背审核准则的审核发现 六.不符合现象之判定 (1) 不符合现象判定之基本准则 无法符合 ISO 标准的要求 公司自定的手册. 程序.管理办法或其它书面要求未被执行 没有执行法规或合约的规定 (2) 违背『说.写.做一致』的原则 Do what you say (做你所说的) Say what you do (说你所做的) Record what you do (记录你所做的) 七.不符合事项的等级 严重不符合 系统性失效 区域性失效 运行后仍造成严重的EHS污染 一般不符合 偶然的、孤立的、个别的、轻微的 观察项 偶然的、轻微的或可能会因此造成缺陷，或需要时间去追踪 八.末次会议 向管理者和受审部门负责人介绍审核情况 宣布审核结果和审核结论 提出不符合纠正措施要求 审核结果包括 文件与标准的符合情况 EMS的实施情况 守法/履约情况评价 EMS有效性评价 不符合项性质、纠正要求 第四节 纠正措施跟踪一. 采取矫正措施 被稽核单位的管理阶层应 了解不符合的状况 调查并确定问题的原因所在 依据原因决定再发防止的方法及对策 依所定之对策确实执行 将过程及结果详细记载于 CAR 上 二. 跟催及效果确认 稽核员确认结果,不符合事项已经改正,并能确实有效防范不符合事项之再发,则不符合事项可经由稽核员签署后结案 如追查结果发现受稽核单位之矫正行动,仍