03_档案管理制度.doc

档案管理制度 第一条 目的 为规范公司的档案管理工作，特制订本制度。 第二条 归档范围 （一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 （二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 （三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 （四）本公司的请求与上级机关的批复。 （五）本公司反映主要职能活动的报告、总结。 （六）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。 （七）本公司有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （八）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 （九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 （十）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、音像材料等。 第三条 档案管理的权责 （一）行政部为档案管理的总体负责部门。 （二）发至各部门的文件由各部门自行收集、管理。各部门均应指定专（兼）职文书负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知行政部。 （三）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 （四）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员必须将会议的主要文件资料向行政部办理归档手续。 （五）本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向行政部办理归档手续 （六）各部门专（兼）职文书的职责： 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2、认真执行归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷。 3、承办人员借用文件材料时，应积极提供帮助，做好服务工作，并办理《档案/文件借用登记表》手续。 第四条 管理程序 （一）归卷要求 1、各部门都要建立健全归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。 2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简洁明确，并编上条款号。 3、公文承办人员应及时将输送完毕或经领导批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。并办理《重要文件材料交接清单》手续。 4、专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料按照“案卷类目”条款归档保存。 （二）立卷要求 1、为统一立卷规范保证案卷质量，立卷工作由相关部门专(兼)职档案员负责组卷、编目。 2、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 3、归档的文件材料种数、份数以及每人文件的页数均应齐全完整。 4、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文件有密切联系也可随同绝密文电立卷。 5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。 6、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排印在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 7、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。 8、永久、长期和短期案卷按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。 9、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。 10、案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。 第五条 奖惩条例 （一）重要文件承办人员或文书或者行政部将文件遗失的，记相应责任人一次警告。 （二）重要文件承办人员在2日内未将相关文件资料交文书归档的，视情况处以50元—200元的经济处罚。 （三）相关部门文书或行政部未在一周内及时将文件进行归档的，视情况处以50元—200元的经济处罚。 第六条 制度的制定和解释部门 本制度由公司行政部负责拟定和修改，报公司总经理审批后颁布实施，该制度解释权归行政部。 附件一：《重要文件材料交接清单》 附件二：《档案/文件借用登记表》 附件一：《重要文件材料交接清单》 重要文件材料交接清单 序号 文件材料名称 主要内容 交存时间 交存人签字 保存人签字