公文写作技巧及注意事项.pptVIP

实用文体写作技巧及注意事项 第一部分：文书写作概述 1、文书写作特点 2、文书写作要求 3、文书写作程序 1、文书写作特点 1、使用广泛，对象明确 2、约定俗成，格式固定 3、内容真实，实事求是 4、讲究时效，重视办理 5、语言明确，风格独特 2、文书写作要求 意思明确——明白无误，让人一目了然 文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平 观点正确——有道理，不搞歪理 实事求是——真实，不掩饰，不夸张 及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事 简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴 层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈 标点规范——正确运用，防一逗到底 格式适宜——不同文种用不同格式 2、写作要求 A、意思明确 明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了然，看得懂，这是最起码的要求。 B、?文理通顺??????? 这无论对于准确表达或对于你个人写作都是极其重要的。 C、? 观点正确 表达的东西要有道理，不要强词夺理，更不能讲歪理。 2、写作要求 D、?事实求是???????????? 是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身描述与表达。 E、?? 及时迅速??????????? F、???简明生动?????????? G、???层次分明?????????? H、???格式规范?????? 3、写作程序 3、写作程序 自我提问： A.需要哪些资料信息？ B.有哪些收集渠道？ C.怎样收集？ D.达到什么目的？ 3、写作程序 A、拟订提纲 B、起草正文 C、反复检查 4、 写作内容 A、 有事而发，言之有物 B、 目的明确，为了解决某件事 C、 内容真实，不能虚拟 D、?内容实在，主要内容有： a.?????? 标题 b.?????? 题注 c.?????? 收件单位或个人 d.?????? 正文、导语、主体 e.?????? 结束语 f.?????? 附件或说明 g.????? 落款、日期 一份文稿大致包括： 第二部分、常用工作文书写作规范 1、工作总结 2、专用工作报告 3、会议记录 4、电子邮件 5、备忘录 6、内部联系单 7、电话留言 1、工作总结 用处——对前段工作的回顾检查，找出经验教训而形成的文字材料 分类——可按内容、时间、部门、性质区分 结构： 标题 正文基本情况、经验体会、问题教训、今后努力方向和工作意见 署名（日期） 2、工作报告的写法 用意写的原因、写给谁 程序收集信息的步骤，如会见、调查等 发现找到本报告的相关信息 结论总结“发现”中的关键要点 建议推荐应该采取的行动 3、会议记录 用处——真实客观反映会议内容和进程，为日后存查备考提供历史依据 种类：摘要记录、详细记录、音像记录 格式： 开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持人、记录人） 正文（按会议进程记录内容） 结尾（主持人总结、记录人和主持人签名） 3、会议记录 会议记录顺序 3、会议记录 做好会议记录准备 提前到达会场，安排会议记录位置 准备足够会议记录笔、纸张 准备录音机和磁带以补充手工记录 会议记录三要素 完整 简洁 准确 会议记录技巧 一快 二要 三省 四代 4、电子邮件的注意事项 主题: 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视邮件的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today! 4、电子邮件的注意事项 附件大小 我们公司的邮件附件设置大小为3M,所以在传送附件时注意不能大于3M,若大于3M,有可能阻塞邮件的通道. 4、电子邮件的注意事项 打印邮件时注意: 有些邮件是转发的,内容很长很多,而你只需要当前页的内容,所以打印时要注意选择打印范围。 如果需要打印的内容比较多，为了节约纸张，您可以在打印时作一些设置，用更少的纸打印出所需要的内容。设置方法如下： Print Properties或Preferences Finishing Pages per sheet 选择每张纸打印的页数即可。 打印时,有些邮件超出打印边界,可以将邮件COPY至WORD后作适当调整后再打印。 5、备忘录的写法 1．发自何人 2．发给何人 3．日期、时间 4．主题 5、内容 6、电话留言 来电人姓名 要找人姓名 来电人的联络号码 来电时间 来电内容 记录人