费用报销和预支备用金及审批程序制度.docVIP

关于费用报销和预支备用金及审批程序制度总 则1、为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通信费因公发生的业务费用等。3、本制度适用对象为上海总公司和各地子公司，公司副总经理及以上高层管理人员费用按实报销。 一·费用报销规定1、费用报销程序：报销人按要求填制《业务费用报销明细单》，交出纳审核票据,出纳审核票据无误后, 统一按审批权限规定递交相关负责人审批，审批人审批通过,出纳编制记账凭证，由会计复核，出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。 2、对原始票据的要求：⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经税务机关认可，票面字迹清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；发票抬头需开具“上海云汉电子有限公司”或者“深圳市云汉电子有限公司”；如若提供抬头是个人的发票,需总经理签字批准方可报销。⑵、报销人需给每张票据进行编号(用铅笔将编号编注在发票右上角空白处),在《业务费用报销明细单》的事由描述里，注明所编号票据金额开支的用途(事由描述要清晰明了,写明产生费用的事件、参与人、费用类型等),将发票按编号顺序,用曲别针附于《业务费用报销明细单》后，票据如有遗失，需写出书面报告，经部门经理签署意见，报总经理或副总经理审批后，按票价的80%报销。 编号示例: A:编号时用以下格式：3－1 其中第一个数字3表示业务费用报销明细单中的第3项 第二个数字1表示是第3项明细中的第1张票据，以此类推 B:偶尔有不同项目的费用是在同一张票据上，如累计开票，可能是数个项目的内容，但是发票都开在一张上。此时请用3/6/8-1的格式，表明第3项和第6、8项都对应这张发票。 (3)、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。特殊情况，无法取得正规发票的（白条），请写明未取得发票的原因，并用同金额的发票替代。这部分需要由总经理加签，财务部才能予以报销。 3、报销人签名要求手写签署,清晰完整,不能打印或签写英文名字或ID缩写 4、每月15日前必须完成上个月的费用报销单据的提交，逾期报销者若无特殊原因的书面说明，和部门经理的签字确认,将不予报销。5、费用报销的原则是设定相关费用上限，报销人根据当月实际情况进行申请报销，由部门经理或直接主管核实并签字确认。 6、财务部单独建立销售人员业务费用的支出统计表，对各个销售人员的每月费用支出情况和额度使用情况进行详细统计管理。销售人员每月的费用将在月度计算销售提成时从订单利润总额中扣除。如当月订单利润总额小于业务费用时，则从下月订单利润总额中累计扣除，以此类推。如连续三个月不能正常扣除，需报公司经理核准。 特别说明:因报销与工资提成核算有一定的时差,是本月到帐利润扣除上月报销的费用 7、各分公司报销因地域限制，与上海总公司报销流程略有不同,程序如下: (1)、分公司财务负责人负责收集当月《业务费用报销明细单》和原始票据。 (2)、每月15日之前将上月《业务费用报销明细单》复印件（报销人已经签过字的）和原始票据寄到总公司财务部（原件交由分公司经理留存）。并同时邮件发送《业务费用报销明细单》的电子版本（电子版本不需要手签字，不需要扫描）。 (3)、财务部按以上流程复核原始票据，并向分公司经理报告原始票据的审核情况（邮件）。 分公司经理按后续流程在对《业务费用报销明细单》原件上审核签字。 (4)、分公司经理负责将最终签字确认的表格交给分公司财务负责人，由财务负责人安排发放。 （5）月底将签字的《业务费用报销明细单》原件跟其他单据一起寄到上海办。 二·出差补贴及相应标准 1、定义：出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴。2、员工出差应填写《出差计划表》，做好该次出差的费用预算，报批部门经理，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。3、公司各部门应根据实际工作需要合理确定出差期限和具体日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。4、长途出差交通工具乘坐标准 级别 飞机 火车 轮船 副总经理及以上 普通舱及以上 硬卧及以上 二等舱及以上 部门经理 普通舱 硬卧 二等舱 其他人员 视情况而定 硬卧 三等舱 5、出差补贴，住宿及宾馆或酒店标准（币种：人民币，单位