776-第七章 机关管理.docVIP

第七章 机关管理 学习要求： 1．了解机关管理现代化的内容；机关日常工作制度与机关后勤管理。 2．明确机关管理的涵义与功能、原则与作用。 3．掌握机关文件与档案管理。 学习重点： 1．文件与文件管理的概念。 2．文件管理的要求。 3．档案与档案管理的概念。 4．档案管理的要求。 第一节 机关管理概述 一、机关管理的涵义与功能 (一)机关管理的涵义 机关泛指国家、政党或社会团体为实现其职能而设置的负责指挥和控制该组织活动的核心和枢纽机构。这里的机关专指行政机关，从广义上讲，它包括一个国家从中央到地方的各级政府及其所属的各部门、单位。在其它章节中，我们都是从这个意义上使用行政机关概念的。本章所讲的是狭义的行政机关，即行政组织系统的各层次、各部门、各单位内部设置的综合性办事机构，它不承担社会公共事务管理职能，也不负责本组织的机构设置与调整、人员选拔与配备工作。因而本章的机关管理，仅是指行政组织系统内部设立的综合性办事机构对本组织综合性的日常事务、规章制度、工作秩序等所实施的管理。 对办公厅(室)的管理是这里所讲的机关管理的主要内容。各级各类行政组织均设有规模不一的办公厅(室)，以处理本组织综合性的日常事务；它们形成了纵横交织的管理网络系统，在行政组织体系中居于枢纽位置，发挥着重要的作用。 (二)机关管理曲功能 机关管理的功能可概括为：辅助功能、服务功能、协调功能和保障功能。 辅助功能。办公厅(室)作为综合性办事机构，首先要协助领导机关和领导人员进行决策和指挥，发挥参谋作用。具体来讲，在领导机关进行决策时，提供及时、准确、全面的信息，或者参与分析、研究决策问题，拟定决策方案供决策机关参考；在实施决策过程中，办公厅(室)应利用自身的枢纽地位，收集反馈信息，及时提出调整意见，作为领导机关开展指挥和实施控制的参考依据；在决策贯彻落实后，应作好工作总结，为领导机关提供经验总结和完善措施。为此，办公厅(室)人员应坚持一切从实际出发，实事求是的思想路线，做好调查研究工作，了解和掌握各地区、各部门、各单位的真实情况并及时综合，向领导机关提供全面、有效的信息和有针对性的建议；必须认真学习，加强政策研究，深刻理解和准确把握领导机关的意图；办公厅(室)人员在各项工作中应有高度的自觉性、主动性，力争把各项工作做在领导机关决策和指挥之前；办公厅(室)的地位决定了各项工作的辅助性、参与性，要坚决防止越权行事，比如擅自决策或干涉指挥，取代领导者等。 服务功能。办公厅(室)作为综合性办事机构，本质上就是服务性机构，其基本功能就是“服务”，即通过处理大量的日常事务以及各种临时性、突发性事务来提供服务。通过发挥机关管理的作用，为行政领导机关的决策和指挥提供服务；为上级机关和基层组织的各项工作提供服务；为机关全体人员的工作和生活提供服务；为其它国家机关以及社会团体、人民群众与本组织的交流与合作提供服务，等等。办公厅(室)所提供服务的数量多少和质量高低是衡量其工作效率的最主要、最基本的标准。为此，机关工作人员要明确树立服务观念，尽职尽责，做好各项工作。 协调功能。办公厅(室)可利用自身在行政组织系统中的枢纽地位，加强上下左右之间的沟通联络，发挥协调功能。行政管理中常面临大量临时性、突发性事务，需要有关部门及时灵活地予以处理，这就使办公厅(室)的协调工作带有经常性。办公厅(室)应通过自己的工作，为机关全体人员创造团结、和谐的气氛和良好的工作、生活条件，减轻他们的物质、精神生活负担，这就需要发挥协调功能，有效协调行政领导者之间、领导者与职工、职工与职工之间的工作关系和利益关系，调动全体人员的工作积极性。 保障功能。办公厅(室)通过有效处理机关日常事务，做好机关后勤服务工作，为行政管理活动的顺利进行提供物质保障。行政组织各项职能活动的顺利开展都必须具备一定的基础性工作条件，诸如机关房舍的建筑、分配、管理与维修，办公用品的购置、分配与管理，机关车辆及各项福利设施的管理等，这些都是办公厅(室)管理的基本内容。当然，随着国家现代化建设的发展，行政组织后勤服务工作实现社会化是必然趋势。这有利于打破机构臃肿、人浮于事的局面，有利于精简机构，提高效率。但总有部分后勤服务工作要由机关自身来承担，后勤服务工作对行政管理活动的顺利进行仍发挥着重要的保障功能。 二、机关管理的原则与作用 (一)机关管理的原则 分工协作原则。机关管理工作内容广泛、头绪繁多，而且互相影响、互相制约，只有坚持分工协作原则，统筹兼顾、全面安排，才能使全体工作人员各司其职、各负其责，相互 支持、相互配合，最大