[管理学]第12章 会务工作.pptVIP

12.1 会议概述 12.2 会务工作流程 12.3 会务工作 12.4 常用会议的组织程序 12.1.1 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 12.1.2 会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结 束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 12.1 会议概述 12.1.3 会议的作用及缺陷 　1．会议作用 　　（１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．组织领导，推动工作 （４）．带动消费，促进经济 （５）．联络感情，塑造形象 　 2. 会议缺陷 　　（１）．造成时间、精力的浪费 　　（２）．造成经济的浪费 　　（３）．造成信息的重复、浪费 　　（４）．滋长不正之风 12.2 会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 12.2 会务工作流程图（会中） 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障保障工作 编写会议简报或快报 做好会议必威体育官网网址工作 会议信息工作 12.2 会务工作流程图（会后） 撰写会议纪要 催办与反馈工作 安排与会人员离会 会议总结 会议文书的立卷归档 会议的宣传报道 12.3 会务工作 12.3.1 指导会务工作的原则 1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。 12.3.2 会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。 9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。 10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。 ② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。