第8章采购管理(2008.9).pptVIP

第八章 采购管理 采购管理 采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。 1、采购管理业务概述 接受物料需求并生成采购计划 货源调查和供应商档案的建立 选择供应商和询价 生成用款计划 下达采购订单 采购订单跟踪 到货验收入库 采购订单完成 系统数据维护 （1）接受物料需求并生成采购计划 物料需求来源： 物料需求大部分来自于生产计划产生的需求，物料部门必须按物料规格、数量、需求时间及质量要求提供给生产部门。 对要求外协加工的物料，由生产技术部门与采购部门共同确定外加工方案，或者由采购部门主要确定外加工方案，因为采购部门对市场的供应情况更加了解。 另外，部分物料不是由生产部门提出需求，而是由库存部门提出，因为部分物料是按固定的库存水平控制需求的，这部分物料多为固定消耗料。 采购计划需要综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式等。 （2）货源调查和供应商档案的建立 在采购业务中需要建立供应商档案： 供应商代码、名称、地址、电话、联系人 商品名称、规格、供应商物料代码 价格、批量要求、折扣、付款条件、货币种类 发货地点、运输方式 供应商信誉记录：交货时间、数量、质量情况及售后服务 供应商技术、设备和能力水平 （3）选择供应商和询价 查询档案记录，选择适当的供应商，并就商品价格、技术和质量条件同供应商进行洽谈。 选择供应商需要注意以下各方面： 信誉：包括供应商所处的行业地位、管理水平等 技术：要考察供应商的可持续发展能力，关注其产品研发能力、制造工艺以及技术发展战略。 质量：关注其全面质量管理执行情况，以及供应商退货记录等。 服务：关注供应商的服务网点的分布状况，对投诉和保修能否提供保证。 位置：供应商所处的地理位置，直接影响订货批量、运输方式和运输成本。最好尽量本地化。 沟通：主要指信息沟通的有效手段，如能否实现信息集成和协同商务，快速响应需求市场的变化等。 （4）生成用款计划 生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务部门对用款计划进行确认，之后反馈意见给采购部门。 （5）下达采购订单 与供应商签订供货协议、确定： 规格、数量、价格、交货批次 交货日期、交货地点、运输和装卸方式、验收条件 付款方式、地点、银行帐号 为了避免可能出现的不确定因素，对采购件往往采用安全提前期，合同协议上的交货时间要比需用时间适当提前。 （6）采购订单跟踪 采购订单发给供应商之后，采购方会对订单进行跟踪和催货。当订单发出的时候，会确定相应的跟踪接触日期。在一些公司甚至设有全职的跟踪和催货人员。 跟踪是对订单所做的例行追踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。根据供应商的实际情况，跟踪的程度会有很大不同，有的可能需要跟踪的很细，有的也许完全不需要跟踪。 跟踪的方式，可以直接走访供应商，或者电话进行跟踪。如果双方都实施了ERP系统，可以按照权限，进入对方系统查询采购物料的加工进展情况，或通过电子数据交换进度，并做好运输安排。 （7）到货验收入库 采购部门要协助库存与质检部门对供应商来料进行验收，按需验货，不能延期也不能提前，以平衡库存物流。 验收入库的工作包括： 验收报告登录 核对采购单、到货量和发票的一致性 进行库存事务处理 在出现不合格时，要及时采取补救措施，如退货、退款、补充货品、要求返工处理等 （8）采购订单完成 采购订单完成包括： 采购订单费用结算：由采购部门配合财务部门完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出物料的采购成本。最后结清订单。 费用差异分析 供应商评价并登录 （9）系统数据维护 系统数据维护包括： 维护采购提前期数据 维护订货批量等调整因素 维护供应商资料 2、供应商计划法 按现代企业的经营观点，企业同供应商的关系是合作伙伴关系——供应链。 采购计划法：和供应商建立长期合作关系，按滚动计划的方法，近期的采购计划比较具体，远期的采购计划比较笼统。把长期协定（半年至一年）和短期合同（月）结合起来，一次签约，分期供货。 降低成本，保证质量，避免“提前期综合症”，互惠互利。 “提前期综合症” 指的是当供应商的未完成订单增多时，他们将对客户提出较长的提前期。而这样一来，客户为满足他们在较长提前期中的物料需求，他们就将订购更多的物料。这就导致了供应商积压订单的进一步增加以及提前期的再次增长。 3、供应商谈判 通过ERP系统可以提供一份报告，报告中显示未来一个季度、半年或者一年的计划采购订单。 根据这样的报告，采购员可以更好地关注采购费用多的物料以及价格差异大的物料。 4、覆盖外部工序的采购订单的控制 很多时候，生产订单中包括外加工工序。 采购系统应当能够存储和维护一份附加