仪器设备档案归档要求及相关表格.DOCVIP

仪器设备档案归档范围及说明 根据学校《仪器设备验收管理办法》和《仪器设备档案管理办法》相关要求，采购合同额高于10万元的仪器设备申请办理资产入固前，需要将相关仪器设备档案移交档案馆统一管理保存，不办理归档手续或者归档手续不齐全，不予办理资产入固。具体要求如下： 一、仪器设备大致可分为四类：标准仪器设备（含进口）、非标仪器设备（包括自行研制和委托研制）、特种设备、软件信息类设备。不同类型的仪器设备归档范围要求不同（见表1-4），须按各自相应的归档范围向档案馆移交档案资料。 二、所有移交的档案资料必须为原件正本，软件光盘为正版原版。合同、安装调试报告、验收报告等凭证性资料必须签章完备。合同中对设备随机资料有具体约定的以合同为准。 三、移交清单中所列的资料为必须归档内容，如有缺失，请填写情况说明，并由设备负责人签字。 表1 标准仪器设备档案资料移交清单 (合同金额10万元以上) 年 月 日 设备名称 合同金额 经费来源 使用单位 设备负责人 档案移交人 档案接收人 档案资料移交清单 序号 资料名称 是否齐全 备注 1 购置审批表 是□ 否□ 设备科归档 2 论证报告 是□ 否□ 设备科归档 3 招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等） 是□ 否□ 设备科归档 4 合同、技术协议 是□ 否□ 5 装箱单 是□ 否□ 6 合格证或产品质量证明文件 是□ 否□ 7 原产地证明/报关单/免税证明 是□ 否□ 进口仪器设备提供此项 8 使用说明书（技术手册、维护手册等） 是□ 否□ 9 随机软件安装光盘 是□ 否□ 10 保修卡（售后服务承诺） 是□ 否□ 11 安装调试报告（测试报告） 是□ 否□ 设备负责人和厂家双方签字 12 培训记录 是□ 否□ 13 质量技术验收报告 是□ 否□ 14 第三方检测报告 是□ 否□ 依据实际情况 15 合同中约定的其他资料 ... ...... 资料缺失情况说明 设备负责人： 表2 非标(自制\委托研制)仪器设备档案资料移交清单 (合同金额10万元以上) 年 月 日 设备名称 合同金额 经费来源 使用单位 设备负责人 档案移交人 档案接收人 档案资料移交清单 序号 资料名称 是否齐全 备注 1 购置审批表 是□ 否□ 设备科归档 2 论证报告 是□ 否□ 设备科归档 3 招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等） 是□ 否□ 设备科归档 4 合同、技术协议 是□ 否□ 5 设计方案 是□ 否□ 6 方案评审 是□ 否□ 7 研制工作总结 是□ 否□ 8 装箱单 是□ 否□ 9 合格证（包括整机和主要外购部件合格证） 是□ 否□ 10 原产地证明 是□ 否□ 主要进口部件提供此项 11 使用说明书（技术手册、维护手册等） 是□ 否□ 12 保修卡（售后服务承诺） 是□ 否□ 13 安装调试报告 是□ 否□ 设备负责人和厂家双方签字 14 培训记录 是□ 否□ 15 质量技术验收报告 是□ 否□ 16 合同中约定的其他资料 ... ...... 资料缺失情况说明 设备负责人： 表3 特种设备档案资料移交清单 (合同金额10万元以上) 年 月 日 设备名称 合同金额 经费来源 使用单位 设备负责人 档案移交人 档案接收人 档案资料移交清单 序号 资料名称 是否齐全 备注 1 购置审批表 是□ 否□ 设备科归档 2 论证报告 是□ 否□ 设备科归档 3 招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等） 是□ 否□ 设备科归档 4 合同、技术协议 是□ 否□ 5 装箱单 是□ 否□ 6 合格证或产品质量证明文件 是□ 否□ 7 制造单位资质证明（设计、制造许可证） 是□ 否□ 8 设计、安装技术资料 是□ 否□ 9 出厂检测报告 是□ 否□ 10 使用说明书（技术手册、维护手册等） 是□ 否□ 11 保修卡（售后服务承诺） 是□ 否□ 12 安装调试报告 是□ 否□ 设备负责人和厂家双方签字 13 特种设备使用登记证 是□ 否□ 14