高校外国语学院办公室信息管理工作初探.docVIP

精品论文 参考文献 高校外国语学院办公室信息管理工作初探 李 宁 董振文 延安大学外国语学院 【摘 要】本文从高校外国语学院办公室职能入手，对当前外国语学院办公室信息管理工作中存在的问题进行了分析，并对外国语学院办公室信息的来源、分类、传递和保存等管理工作做了初步研究。 【关键词】外语学院 信息 管理 【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674－4810（2010）08－0020－01 一 高校外国语学院的职能 高校外国语学院是高校培养外语类人才的专门机构，同时承担着高校大学英语和其他小语种的教学，以及高校对外交流的重要责任。外国语学院办公室是学院对外交流的窗口，也是学院领导的参谋部门和信息综合处理中心，其本身就是一个信息集散地，其工作就是上令下行、下情上传、协调内外、沟通四方，不但是联系学校与学院之间的纽带，还是联系学院领导与学院教职工之间的桥梁。其主要职能包括：各级各类文涵的收发工作；本学院印章管理工作；本校、兄弟院校、学生等的接待工作；本学院的固定资产管理工作；面向广大师生的教学服务工作。 二 高校外国语学院信息管理中存在的问题 1．信息来源广，信息量巨大 由于高校外国语学院的特殊地位决定了外国语学院的信息主要来源包括高校各级各类行政部门日常的教学信息、科研、对外交流性；本学院各类信息；本学院以及其他学院的学生信息；成人教育信息；档案管理信息和随机信息等等。 2．信息发送和分送时间不确定 庞杂的信息在高校外国语学院并不是同时同步地到达办公室，这些信息一部分是按部就班地从开学到学期末的常规教学信息，如每学年开学后的迎新生工作信息、每学期中期的中期教学检查信息、学期末的期终考试信息、贯穿于整个教学活动过程中的安全稳定工作信息等；另一部分是随机安排的信息，如重大节日的放假、高校所在地安排的统一植树、人民代表选举等；还有一部分是随机性很强的无规律信息，例如偶发性流感、突发性自然灾难等工作信息。 三 高校外国语学院信息的分类、归类与管理 1．高校外国语学院信息分类与归类 按照高校外国语学院信息的来源可将信息分为3 大类：本学院的各种信息，比如本学院当年的教学计划等；学校的各种信息，比如学校安排的教学检查工作等；本校其他学院信息，例如周末学院举办活动的邀请函等。 学校的信息又可分本校信息和涉外信息两类，例如国外某人某地区来学校讲学、参观、交流等；按照高校外国语学院信息的用途可将信息分为：教学活动信息，例如教师赛教、学生专业知识竞赛等；科研活动信息，例如科研项目的申报、总结、验收、科研交流等；学生课外活动信息，例如学生文艺汇演等；按信息的管理目标分类可将高校外国语学院信息分为：人员管理信息，例如教学、管理等人员增加、干部任命等；资产管理信息，例如学院设备仪器的购买、报废等；安全管理信息；通讯管理信息；接待管理信息；涉外管理信息；按信息需要处理的缓急程度可将高校外国语学院信息分为：及时处理信息，如重要的防控信息；非及时处理信息，如长期规划等信息；按信息的载体方式可将信息分为：纸质信息，以纸为载体的各种信息；电子信息，以电子邮件、网页公告等为载体的信息。 按信息的影响可将信息分为：正面影响信息、负面影响信息。 2．高校外国语学院信息管理 当信息依不同的方式来到高校外国语学院办公室后，办公室人员就需要对信息进行及时的处理。对信息按照信息的不同归类方式进行归档。归档完后的信息要及时地交给相关人员进行下一步处理。 根据多年的实践经验，外国语学院办公室信息管理要做好以下几个方面的工作：（1）对信息按照不同的方式归类。将以不同方式来到外国语学院的信息分成几个大类先归类。比如先按信息来源将信息分为本学院信息、学校信息、学校其他学院信息和涉外信息4 类。然后再以信息的重要性归类，最后按信息的内容归类。在归类的过程中将所有的信息都以电子文本的形式保存。（2）完善信息管理和贮存制度。办公室要形成完善的信息管理网络，建立和外国语学院相关的信息管理方式。一般外国语学院的领导分管方式是院长主管学院工作、书记主管学生工作。院长以下有主管教学工作的副院长、主管科研工作的副院长、主管行政工作的副院长。当不同的信息收集到办公室后，可尽快地建立信息管理卡，并按不同的用途送到各个主管领导的手中，让主管领导在信息管理卡上签收。这样不仅可以及时的将信息传递到系，也可以明确信息的去向。如遇到处理和这类信息相关的材料时，就随时可以找到、调出，不必临时抱佛脚。（3）建立完善的信息联络渠道。由于外国语学院办公室信息来源广、信息量巨大，如果信息联