Access与Office其他成员交流数据.docVIP

Access与Office其他成员交流数据Access是Office组件的重要成员，其主要功能是数据库的管理和应用。由于其普及率和易用性都不及其他成员，所以大家常常会觉得Access的操作不太方便。比如，在Access的表中，要想在中间插入一条记录就比较困难，而在Word表格和Excel的工作表中要做同样的操作则易如反掌；再比如，当我们在Access的表中重复输入相同或有一定规律的字段内容时，就自然会联想到Excel的复制和自动填充功能，但Access却无能为力。显然，如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流，就能够让这些成员为Access服务，从而达到取长补短、提高工作效率的目的。在Word中打开Access表查询项如果想把Access中的表或者查询，转换成为Word中能够读取的文件格式，以便利用Word进行处理，可以采用以下三种方式：1．利用剪贴板在Access中，打开要转换的表或者查询项，将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头），可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述三种情况之一的选择以后，再单击工具栏上的复制按钮，将所选内容复制到剪贴板中，如图1所示。随后再打开Word，单击工具栏上的粘贴按钮，即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格。如果你觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行格式菜单下的“边框和底纹”命令，按下底纹标签按钮，选择无填充色。2．导出为RTF文件在Access中，打开要转换的表或者查询，执行文件菜单下的导出命令，将保存类型指定为Rich Text Format”。在Word中，执行文件菜单下的打开命令或者直接按下工具栏上的打开按钮，在随后弹出的打开对话框中，单击文件类型旁边的下拉列表，将其指定为RTF格式，找到前面保存的RTF文件双击即可打开。3．直接插入数据库在Word中，单击视图菜单下的工具栏，然后将数据库一项选中（或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中数据库一项）。这时，要在Word中打开Access的表或者查询项，就可以单击新增加出来的数据库工具栏上的插入数据库按钮，在随后打开的数据库对话框中，按下“获取数据”标签按钮，将文件类型指定为MS Access数据库，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击插入数据标签按钮。将Excel工作表导入Access利用Excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access导入的数据进行一番处理之后，再将其转换成Access文件，无疑是实际工作中使用最多的一种方法。Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同，只要在Access中依次执行：文件→“获取外部数据→“导入，将文件类型指定为Microsoft Excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成（操作方法与Word表格导入Access表相同）。Access文件与HTML文档相互转换要将Access文件转换成HTML文档(超媒体文档)，可以在Access中执行文件菜单下的导出命令，并将保存类型指定为HTML文档。可以用Microsoft FrontPage或其它网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。与导入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中导入HTML文档，只要依次执行：文件→“获取外部数据→“导入，将文件类型指定为HTML文档即可。将Word中的表格导入Access中在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。可以通过两种办法在Access中使用Word表格的数据：一是通过剪贴板，其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“复制”按钮，然后再打开Access中的表或者查询项，按下工具栏上的“粘贴”按钮将表格数据复制过来。二是通过文本文件作为过渡，分成两步进行：第—步，首先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，依次执行表格→“转换→“表格转换成文字，然后点击另存为命令，并指定保存类型为纯文本。在Access中依次执行：文件→“获取外部数据→“导入，在另存为窗口下选择文件类型为文本文件Excel中导入Access数据可以使用三种方法将Access中的表或者查询项导入Excel中：一是利用剪贴板，其操作方法与导