试论档案馆现行档案的全宗排放.docVIP

精品论文 参考文献 试论档案馆现行档案的全宗排放 潘 宇 单 斌（吉林市房屋权属登记中心 吉林省 吉林 132011） 中图分类号：G272 文献标识码：A 摘要：本文通过分析档案馆现行档案全宗排放的现状、问题及产生的原因，较详尽地论证了正确理解该问题的重要性以及解决该问题的具体措施。 关键词：档案馆 档案 全宗排放 一、档案馆现行档案全宗排放的现状和所面临的问题 目前，对于全宗如何排放，可以说是普遍地令各级各类档案馆头疼的问题。许多档案馆现行档案全宗的排列，都是按照传统的做法，即凭经验在每一个全宗之后预留出位置，为以后接收档案而用。这一做法，在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定的作用，但是随着现行档案的不断移交进馆，馆藏数量的不断增加，它也就产生了某些弊端，其主要体现在以下两方面： (一)进馆档案全宗的无序状态，导致全宗排放工作的被动性 在实际工作中，接收档案进馆通常不是按照档寒馆的全宗排放程序进行的，而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容还是数量上都有可能与先期的经验判断相距甚远，因而预留位置很不准确。时常是一个全宗的新进馆，挤占了相邻全宗的位置，这样就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打乱了整个工作安排，并且造成了大量的重复无效劳动。 （二）每个全宗后预留位置的不科学，造成了管理工作的不稳定性和库房资源的巨大浪费 采用传统做法所预留的位置，往往是经验的判断、“一厢情愿”、估计而已。一个立档单位的档案无论从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化，但我们对其所预留的位置却没有改变，因此造成了管理工作的不稳定性和库房资源的闲置浪费。比如，当预留位置不足时，为了避免整个档案库房“大搬家”，通常是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案，这样就会使档案拥挤不堪、取放不便，或者重新调整全宗位置，造成人力、物力的浪费和管理上的不稳定性。实际工作中存在这样一种情况：全宗之间会由于预留位置的不准确，使一些空间成为“嚼之无味，弃之可惜”的“鸡肋”。它所造成的浪费是惊人的，我们不妨做一个推测就足以说明这一点：如果每个全宗后留有30厘米的长度弃之不用，那么100个全宗之间将会有3000厘米的空间不能存放档案，这些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度档案3000卷。这还没有考虑其它因素，单单是装具的浪费就是很惊人的。 以上这些问题，造成了管理工作的被动与混乱：档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全，而且也会打乱某些全宗的顺序，破坏了原有的系统，这对于还没有完全实现计算机管理的档案馆，造成了管理工作的被动，不利于档案的提供利用。随着时间的推移与机构改革的实施，近几年将是档案接收进馆的高潮，许多档案要分批进馆，预留位置一旦不科学，将会使档案管理工作整日围着“预留位置”转，造成大量的重复性劳动，使管理工作处于一种“拆东墙补西墙”的被动局面。 二、如何做好档案馆现行档案的全宗排放 （一）要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题 我认为“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的，这就是要切实保证“一个机关的全部档案”，“应统一向一个档案馆移交”，“进馆档案应保持全宗的完整性”，不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则，往往存在一定的误区，即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来，认为一个全宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地看，在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是，以全宗理论为大前提，但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以，我认为，在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散，也就是说，一个全宗的档案可以按目录或时期分别存放，而并不强求必须集中存放在一起。 （二）对需要向档案馆移交档案的单位进行调查研究 对立档单位的调查研究是做好全宗科学排放的重要前提。因此，各级各类档案馆应从本馆的性质综合性或专门性和职责范围出发，调查研究本馆应接收范围内的所有国家机构、社会组织和个人的职能、任务及其形成档案的内容、种类、价值，以及现存档案的数量、整理、保管等情况，科学地确定应移交档案的单位并编制出进馆全宗名册，以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量，为全宗的科学排放奠定基础。具体地说主要做好以下几方面的工作： 1.对立档单位中符合进馆年限准备移交进馆的档案进行调查研究。对这部分档案情况进行摸底调查，