Access课件第五章报表.pptVIP

5.1 报表概述 报表：所谓报表就是在数据库中获取数据，并对数据进行分组、计算、汇总和打印输出。它是Access数据库的对象之一。 报表的作用：比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印出来。报表可以对记录排序和分组，但不能添加、删除或修改数据库中的数据。 报表数据源: 数据库中的表和查询。 报表与窗体的区别： 报表：显示在纸上，没有交互 窗体：显示在屏幕上，可以交互 5.1.1 报表的视图 在Access中，提供了3种视图来方便报表操作，分别是：“设 计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。 “设计”视图：用来创建和编辑报表的结构； “打印预览”视图：用来查看创建报表后的数据输出形态； “版面预览”视图：可以方便用户查看报表的版面设置。 这三个视图是可以相互转换的，单击“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮 位置下的3个选项：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图即可 对视图进行转换。 5.1.2 报表的组成打开一个报表“设计”视图，如图所示，可以看出报表的结构有如下几部分区域组成: 主体：位于整个报表的中心区域，主要显示表或查询中的记录数据 报表页眉：它位于报表的最左上端，一般用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。 报表页脚：在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处，用来显示整份报表的汇总说明。 页面页眉：显示报表中的字段名称或对记录的分组名称。 页面页脚：位于每页报表的最底部，用来显示本页数据的汇总情况。 组页眉/组页脚：根据需要，在报表合计5个基本区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性设置“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。 例如： 5.1.3 报表的分类 报表的四种常见类型为： （1）纵栏式报表：一行显示一个字段，字段标题显示在字段的左侧。 （2）表格式报表：以行、列形式显示记录，一条记录占一行，字段标题显示在每一列的上方。 （3）图表报表：以图表形式输出记录。 （4）标签：是—种特殊类型的报表，可以打印在标签上。 1、纵栏式纵栏式是数据表中的字段名纵向排列的一种数据显示方式 2、表格式表格式是字段名横向排列的数据显示方式 3、标签式标签式是将每条记录中的数据按照标签的形式输出 4、图表式图表式是用图形来显示数据表中的数据或统计结果。 分组形式说明： 5.6 创建主子报表 1. 子报表是插在其他报表中的报表。合并两个报表时，其中一个必须为主报表。 2. 主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体。 3. 设计方法 先在两个报表所基于的表之间建立正确的关系。 在已有的报表中创建子报表 先创建主报表，然后利用工具箱中的“控件向导”及“子窗体/子报表”控件，在主报表中插入子报表。 创建子报表并插入到已有的报表中 分别创建主、子报表，然后利用工具箱中的“子窗体/子报表”控件，将子报表插入主报表中。 ? 主子报表可以是绑定的也可以是非绑定的。 范例 例5.9 创建学生报表，同时显示“学生”表和“选课”表中的记录 操作提示： 创建主报表“学生成绩表” 选择控件“子窗体/子报表”，打开子报表向导对话框 选择“使用现有的表和查询” 选择子报表的数据源以及要使用的字段，本例选择“选课”表，“选课成绩”表的“课程号”和“成绩”字段 定义主报表链接子报表的字段 5.7 报表的预览和打印 1．预览报表 （1）版面预览：快速查看报表的页面布局。 （2）打印预览：查看报表的实际打印效果。 2．页面设置 选择“文件|页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，设置页边距，选择纸张和打印方向等。 如果要建立多列报表，可以在“列”选项卡中设置列数、列间距、列尺寸和列布局等参数。 3．打印报表 选择“文件|打印”命令，打开“打印”对话框，选择打印机、打印范围和打印份数，单击“确定”按钮。 5.5 使用计算控件 报表设计过程中，除在版面上布置绑定控件直接显示字段数据外，还经常要进行各种运算并将结果显示出来。例如，前面报表设计中页码的输出、分组统计数据的输出等均是通过设置绑定控件的控件来源为计算表达式形式而实现的，这些控件就称为“计算控件”。 例 5.7 在“教师信息表”报表设计中根据教师“参加工作时间”字段值使用计算控件来计算教师工龄。 例 5.8 在“学生学科成绩报表”报表设计中增加一个根据各科成绩的文字说明信息。 注意：Access内置函数的使用 * * 第5章 报表 报表页眉：在第一页打印一次，一般以大字体放在报表顶端的标签控件中，可以设置特殊效果。 页面页眉：每页顶端，显示数据列标题，在报表页面下方。标签控件可以设置