《网络数据库应用教程》全套PPT电子课件教案-第6章 报表及其应用.pptVIP

第6章 报表及其应用 6.1　报表的概述 6.2　设 计 报 表 6.3　排序和分组 6.4　多 列 报 表 6.5　子　报　表 6.6　交叉表报表 6.7　在报表中使用计算总计 6.8　打印和预览报表 6.1　报表的概述 6.1.1　报表的类型 1．纵栏式报表 纵栏式报表是使报表上的控件垂直排列，可以清晰地显示每条记录。在课程管理数据库中，我们创建一个关于学生的纵栏式报表，如图6-1所示。 2．表格式报表 表格式报表是使报表上的控件按表格的形式排列，一页可以显示多条记录。在课程管理数据库中，我们创建一个关于学生的表格式报表，如图6-2所示。 3．分组/合计报表 分组合计报表是将数据按某个字段分组，组织成表格形式，并可以在报表中计算总和、平均值、最大值和最小值。分组合计报表如图6-3所示。 4．图表报表 图表报表是将表中的数据以直观的图形形式显示出来。图表报表如图6-4所示。 5．标签报表 标签是用户将数据库中的数据按照定义的格式进行显示和打印。标签报表用于一些比较特殊的用途，如信封上的地址标签及介绍信等。在Access 2000中，使用标签向导可以快速地创建标签报表。标签报表如图6-5所示。 6.1.2　报表的结构 ? 报表页眉 ? 页面页眉 ? 主体 ? 页面页脚 ? 报表页脚 6.1.3　使用向导创建报表 在Access 2000数据库中，提供了5种报表向导：自动创建报表：纵栏式、自动创建报表：表格式、报表向导、图表向导和标签向导。 6.1.4 创建标签类型的报表 在Access 2000中，利用标签向导快速生成所需的标签。 例6.2　在课程管理数据库中，以Student表为例，创建如图6-5所示的地址标签。 6.2　设 计 报 表 6.2.1　报表的设计视图 在数据库窗口中，单击“对象”栏中的“报表”，再单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框，在“新建报表”对话框中，选中“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮，打开如图6-11所示的报表的设计视图。 6.2.2 使用报表的设计视图创建报表 （1）打开报表设计视图。 （2）指定报表的记录源。 （3）根据需要将字段列表窗口中的字段拖动到报表设计视图中，Access 2000会自动利用标签和文本框控件创建报表与表或查询间的关联。 （4）利用“工具箱”向报表中添加所需的控件，然后对控件的格式进行相应的设置，如控件的大小、位置、类型、前景色、背景色、特殊效果以及自动套用格式等。 （5）报表设计完成后单击工具栏中的“保存”按钮。 6.2.3　修改报表布局 1．添加或删除报表页眉和报表页脚 2．添加或删除页面页眉和页面页脚 3．设置节的大小 4．选中控件 5．移动控件 6．对齐控件 7．改变控件大小 8．改变文本显示格式 9．在报表中插入日期和时间 10．在报表中插入页码 6.3　排序和分组 6.3.1　排序记录 排序记录是指将显示在报表中的记录按照升序或降序的次序进行排列。将报表中的数据进行排序的步骤如下。 （1）在报表的设计视图中打开该报表。 （2）在菜单栏上选择“视图”→“排序与分组”命令，或者单击“报表设计”工具栏中的“排序与分组”按钮，打开图6-17所示的“排序与分组”对话框。 （3）在“排序与分组”对话框的“字段/表达式”列中单击第一列单元格，再单击该单元格中的向下箭头，在下拉列表中选择当前报表数据源中需要参与排序的字段名称 。 （4）在“排序次序”列的单元格中选择该字段的排序次序 。 （5）单击“排序与分组”对话框右上角的关闭按钮，关闭该对话框。 （6）保存对报表的排序设置。 记录排序的优选级由“排序与分组”对话框中的字段的排列次序指定的，第一行具有最高的排序优先级，第二行的字段具有次高的优先级，最后一行具有最低的排序优先级。 6.3.2　分组记录 在报表的设计视图中也可以将报表中的记录按照字段进行分组。 将报表进行分组的步骤如下。 （1）通过数据库窗口，在报表的设计视图中创建一个学生成绩报表，在该报表中包含学生的姓名、课程名称和成绩字段，如图6-18所示。 （2）单击“报表设计”工具栏中的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对话框。 （3）首先设置报表中数据的排序次序，然后将插入点定位到需要设置分组属性的字段框中，在“排序与分组”窗口中的下半部分设置相关的分组属性。 （4）单击“排序与分组”对话框右上角的关闭按钮，关闭该对话框。 （5）在报表的设计视图中的组页眉和组页脚节中添加相应的控件。 6.3.3　在报表中增加排序与分组的字段或表达式 6.3.4　删除报表分组与排序字段 6.