档案管理操作SOP.docVIP

1 纸板档案的分组 组别 负责人 A1 卢杏春 A2 左艳新 B1 郑亚飞 C1 聂伟良（验证） C2 胡少格（计量） 2 档案柜的标识： 2.1 格式参见档案管理4.2.1.1 2.2 每个组有多个档案柜子，在组别的后加一位阿拉伯数字。如：A1-1、A1-2、A1-3。 2.3 柜子的从南向北从上到下，一次分别为A1、A2、B1、C1、C2等顺序进行柜子的划分。 各组依据资料是否常用来将各自分到的柜子的存放相应的资料。 3 可装订成册的资料的管理 3.1 每套资料应有封皮（如文件中有规定的遵照文件，如验证）。封皮格式见附件1 3.2 每套应有目录 3.3 如每个目录项下还存在较多的资料，每个资料前应有相应的封皮和目录。封皮见附件2. 3.4 装订成册的资料放入档案盒中。 4 档案盒的标识： 4.1格式参见档案管理4.2.1.2项。次标识贴于档案盒侧面案卷题名处。 4.2每一档案盒资料应有清单并粘贴于档案盒内表面，每一小组应建立纸版档案清单文件夹，并放于本组档案柜中备查，形式如下。 4.3 档案盒编号 4.3.1 各组将各自负责的工作进行牌号。如01 代表物料管理。如遇每个管理下区分产品则在工作内容后加上两位阿拉伯数来区分每个产品，如01代表RM011 4.3.2 档案盒编号原则：组别号.工作内容代号.产品代号-流水号两位。如A1.01.01-01代表A1组下物料管理原料11第一个档案盒。 5 批记录和批检验记录等的管理： 5.1 批记录和批检验记录使用档案袋。 5.2 档案袋的底部记录标识： 5.3 档案袋正面写明里面所有批次的批号 5.4 归档的资料应用附有胶水的一条白纸将档案口密封，防止丢失。 附件1 资料名称 共 本 第 本 日期： 石家庄龙泽制药有限公司 附件2 资料名称 次级目录的名称 石家庄龙泽制药有限公司 年 月 资料名称 批号 至 批号 共 批