神华神东电力有限责任公司电视电话会议管理办法.docVIP

附件8 神华神东电力有限责任公司 电视电话会议管理办法 总则 　　第一条 为规范神华神东电力有限责任公司（以下简称公司）电视电话会议系统的管理工作，建立统一的电视电话会议管理体系，根据神华集团有限责任公司（以下简称神华集团）相关规定，制定本办法。 第二条 本办法内容包括组织分工、规范管理、电视电话会议运行环境、职责分工、工作流程、会前调试、会议操作、会议导播、会议录播、运维与安全防护等方面做出的规定 。 　　第三条 电视电话会议相关术语与定义： （一）电视电话会议是指，两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过网络及多媒体设备进行音频、视频及文件资料的发送与接收，完成实时的音频视频交流与沟通，实现电视电话会议功能（包括“面对面”会议）。 （二）主会场是指，电视电话会议发起单位所使用的会议场所及设备。 （三）主办方是指，电视电话会议发起单位或部门。 （四）分会场是指，电视电话会议发起单位所指定参加会议的单位或部门。 （五）设备范围是指，用于电视电话会议的网络、计算机及相关的软硬件设备。 （六）媒体播放是指视频会议所使用的音频、视频等媒体文件。 （七）会议类型分为与神华集团视频会议和与下属单位视频会议，与神华集团视频会议方式有流媒体、Polycom软件；与下属单位视频会议方式有软件、Polycom硬件。 （八）会议导播是指，电视电话会议操作人员根据会议议程和各会场发言情况进行摄像控制、视频切换、音响设置及各分会场视频图像的选择与画面轮询等操作。 （九）会议录播是指，电视电话会议操作人员根据会议要求，提供会议全程录制播放操作。 （十）信息中心负责公司本部电视电话会议的运维工作；各单位应指定负责电视电话会议运维工作的部门。 　　第四条 本办法适用于公司本部各部门，所属单位、公司全资（或控股）单位（以下简称各单位）的电视电话会议管理工作。 第二章 组织与职责分工 第五条 办公室是公司电视电话会议的综合管理部门，负责规章制度的制定和修订，会议系统的检查、督导、协调，协助现场总指挥开展工作。 第六条 本部重要会议，由办公室负责人担任会议总协调，其他部门会议由主办部门负责人担任会议总协调，全面负责会议的协调组织，对会议质量效果负第一责任。 第七条 信息中心是公司电视电话会议系统技术保障负责部门。全面负责电视电话会议声音质量、画面质量、导播效果的技术支持工作。公司各单位电视电话会议分会场技术保障部门在电视电话会议调试组织和技术管理方面要服从信息中心的统一指挥和协调管理。 第八条 信息中心将电视电话会议系统的规范化管理纳入日常工作中，定期组织检查、考核，确保电视电话会议系统可控、在控。 第九条 行政事务管理中心负责协调物业公司进行会场布置，做好会议服务。 第三章 管理规范 第十条 电视电话会议规范。 电视电话会议视频设备操作规范（附件1） 电视电话会议申请表（附件2） 电视电话会议会后反馈表（附件4） 第十一条 会议规范。 （一）会议签报规范。必须明确会议名称、时间、主会场地点及参加人员、分会场设置要求及参加人员、会议议程（含远程发言单位）等内容，会前1周报办公室，由办公室报公司领导签批； （二）会议通知规范。通知内容同签报内容，同时明确提出关于会议着装、网络调试以及回执的要求； 第十二条 主会场与会人员落实由会议主办部门负责，列清主会场应到、缺席人员数量及名单，并注明缺席原因，提前1天报会议总协调（会议牵头部门）。分会场统计详见《分会场统计表》（附件7），根据会议通知由各单位相应部门负责填报，提前1天报会议总协调。 第十三条 签收会议任务单。相关部门于会议前1天将主要负责人签字的任务单连同详细落实方案，交给办公室，便于办公室准确掌握会议准备情况。 第十四条 分会场布置。 （一）各级分会场的布局为“一”字型，主要领导坐在第一排。 （二）会场后面设置背景板，背景板颜色为“理想蓝”，中上部为本单位徽标。会标与主会场一致，字体为方正大黑简体，颜色为白色，会标下方为“XXXXXXX公司”。要符合神华集团VI视觉识别系统要求。 （三）主会场电视电话会议室适当位置放置会议标识和会议背景版；会议主摄像头正对发言台或主席台。分会场电视电话会议室适当位置放置会议标识、本单位（部门）名称标识和会议背景版；会议主摄像头正对发言台或参会人员。 第四章 运行环境要求 第十五条 电视电话会议室及设备，公司系统各单位应设立电视电话会议室，并在会议室内配备电视电话会议专用终端、音视频采集设备、音响及相关软硬件。参会终端及音频设备应保证网络电视电话会议系统专用，并在设备上显著标明“电视电话会议系统专用”字样。 第十六条 电视电话会议室应安装固定调试电话，电话号码应固定禁止随意变更，如需变更应及时通知公司本部电视电话会议调试管理员进行