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秘书学讲座 秘书工作的特性 1、秘书概念的演变 《辞海》1981年修订本关于“秘书”的词条： “职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。” 而在杭大中文系与浙江省委办公厅联合编写、杭州大学出版社1995年7月出版的《秘书理论与实务》一书中，对“秘书”的定义已变为： “秘书，是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。”（着重号为笔者所加） 这两个概念最重要的差别是，后者增加了“领导的参谋”的提法，而这一提法，最早是在1985年1月全国党委秘书长、办公厅主任座谈会上，由当时的中共中央办公厅主任王兆国代表党中央和国务院提出来的。在那次座谈会上，中央领导第一次对我国的秘书工作人员提出了“三个服务、四个转变”的要求。 从秘书的历史发展来看，我们会对中央提出的这一具有历史意义的要求有更深入的理解。 人类的秘书工作源远流长，甚至可以一致追溯到原始社会。根据人类学家摩尔根对北美大陆中遗留下来的原始部落的研究，每一个部落酋长都相应配备一个酋长助理，这个酋长助理承担文书的处理与保管，对外联络等等职责，摩尔根认为这就是秘书的最早起源。在西方，私人秘书出现于法国大革命时期，罗伯斯比尔第一个雇用私人秘书为自己工作，这成了现代秘书的滥觞。 在我国，虽然秘书这一名词与现在的内涵相连，已是晚近的事了，但这一工作早就有了。从史藉考察，传说在黄帝时，就有一种官职叫“史”，辅助黄帝管理政务。传说中的创造汉字的仓颉，就是黄帝的史官，他曾为黄帝记载国事。到了汉代，国家的秘书工作体制日益完备，设有丞相府、御史府。丞相就相当于中央政府的秘书长。到了魏晋南北朝，在政客周围出现了大批“秀才型”秘书群，像陈琳的《为袁绍檄豫州》、阮瑀的《为曹公作书与孙权》之类的书檄式公文驰名文坛、政坛。到了清代，由于政风腐败，鬻爵卖官之风盛行，师爷成了无德无能之官员的补充。 辛亥革命之后，我国的秘书工作也相应地走上了现代化道路，但长期以来，秘书仍被看作处理文书与杂务的工作。我们通常把秘书看成是专干事务性工作的助手，日本人直截了当地说秘书就是“领导的杂活儿”。秘书不允许在有关基本方针路线的决策中有发言权。 回顾改革开放以来我国秘书工作走过的路，大约有这样三个阶段： 秀才型秘书。 通才型秘书。 管理人材型秘书。 2 、秘书工作的特点——辅助性 但是，在管理科学化的浪潮中，人们越来越清醒地认识到，现代化的管理，不能单靠一、二个领导人的智慧和才能，现代领导只能是集体领导。而秘书，正是这集体领导成员中的一分子。当然，秘书对领导行为的介入，主要以辅助决策来体现。 领导是决策行为的主导力量，他（他们）处于决策的关键位置上。而秘书主要通过提供信息以及对信息的研究开发，为领导服务。从这一点来说，我们不妨把现代秘书看作清代遍及政界的“绍兴师爷”。 秘书是领导的“外脑”，是“左右手”。 3、秘书工作在工作方式和工作方法上的“四个转变” 所以，在1985年1月，当时的中共中央办公厅主任王兆国，代表党中央和国务院，在全国党委秘书长、办公厅主任座谈会上，提出了尽快实现秘书工作的“四个转变”。 第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。 第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。 第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。 第四，从被动服务转变为力争主动服务。 秘书机构的地位与职能 秘书机构，通称秘书部门。它的名称，有广义、狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门，一般冠以“办公”字样，如办公厅、办公室等。 狭义的秘书机构，指承担以办会为主的秘书业务工作部门，一般冠以“秘书”字样，如秘书处、秘书科、秘书股等。秘书学指称与研究的秘书机构，是指广义的秘书部门。 秘书机构在机关、单位中，处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位，也是处于贴近领导中枢，直接为领导服务的特殊地位。秘书机构地位的特殊性，决定了秘书机构性质的综合性与中介性。在一个单位中，领导层是决策机构，职能层是执行机构，秘书部门则是介于领导层和职能层之间的中介层。秘书部门是整个单位的枢纽。所谓枢纽，就是事物相互联系的中心环节。没有秘书部门的综合、沟通与协调，领导的决策指挥就难以实现，整个机关、单位就难以正常运转。秘书部门的运转机制是否灵活与完善，直接关系到整个机关、单位的工作效率与质量。 秘书机构的职能，概括起来，主要有参谋助手职能、综合协调智能和督促检查职能。也就是江泽民同志特别强调的办公厅要发挥好“一是参谋助手作用，二是督促检查作用，三是协调综合作用”。 秘书工作人员的素质要求 秘书工作人员贴近领导工作，所以，对他们的素质要求是很高的。尤其在政治素