复印传真管理规定.docVIP

海湾安全技术股份有限公司 管 理 制 度 标 题: 复印/传真管理规定 编 号: GST－SY－ZB－003 版 号：1 页 数：2 生效日期：2000/9/25 拟 制： 日期： 审 核： 日期： 批 准： 日期： 受控状态： 会 签 栏 部 门 签 字 部 门 签 字 总经理办公室 采购部 财务部 生产部 人事部 质检部 审计室 技术服务中心 质管部 总工办 后勤保卫部 开发一部 工程部 开发二部 营销中心 目的 加强复印、传真工作的管理，提高工作效率。 2 适用范围 适用于本公司各种文件、资料的复印/传真。 3 职责 总经理办公室文印员负责各种文件、资料的复印/传真； 复印/传真者必须执行此复印/传真管理规定。 4 定义 5 工作程序 5.1(1分)总经理办公室文印员必须审核经办人经过审批的《复印申请单》、《传真申请单》后方可复印/传真，具体规定如下： 5.1.1(2分)公司股东会、董事会、监事会文件必须经董事会秘书审批方可复印/传真；公司的机要档案、文件必须经经办人部门主管和总经理办公室主任审批方可复印/传真。 5.1.2(2分)公司财务部的所有资料必须经财务部经理和财务总监审批后，由财务部人员持“申请单”方可复印/传真。 5.1.3(1分)《程序文件》、《质量手册》必须经质量监督管理部经理审批后，由质量监督管理部人员持“申请单”方可复印/传真。 5.1.4(1分)受控文件必须由文件发放部门文件管理员持经本部门主管审批的“申请单”方可复印/传真。 5.1.5(1分)公司产品报价单、合同额/销售额统计、客户档案资料必须经合同管理部主管和营销中心主管副总经理审批，由合同管理部人员持“申请单”方可复印/传真。 5.1.6(1分)技术图纸、技术资料必须经技术发展中心的部门主管和公司的主管副总工程师审批，由技术发展中心人员持“申请单”方可复印/传真。 5.1.7(1分)有关各种产品产量、质量的记录必须由制造中心的部门主管和制造中心主管副总经理审批，由制造中心人员持“申请单”方可复印/传真。 5.1.8(1分)公司的客户档案必须由技术服务中心主管副总经理审批，由技术服务中心人员持“申请单”方可复印/传真。 5.1.9(1分)除以上情况的其它资料必须由经办人的部门主管审批。 5.2(2分)《复印申请单》、《传真申请单》上各级管理者的审批不得由他人代签或模仿签字。 5.3(1分)发送传真时必须使用“发送传真专用纸”。传真发出后应立即打电话询问是否收到、是否清楚；确认传真发出后，5分钟内在《发传真登记表》上的的登记。 5.4(1分)接到传真后，5分钟内在《收传真登记表》上进行登记并通知应收人员，应收人员取走传真时，需在《收传真登记表》“收件人”栏内签字。 5.5(1分)本着节约的原则，月用量超过100页，且格式固定的表格，不能复印，应到总经理办公室广告宣传员处办理印刷手续。 5.6(2分)复印/传真室为机要重地非经总经理办公室行政秘书同意，任何人不得进入。 6 支持性文件 7 相关表格 （1）《复印申请单》 （2）《传真申请表》 （3）《收传真登记表》 （4）《发传真登记表》 海湾安全技术股份有限公司 文件编号：GST-SY-ZB-003 复印/传真管理规定 版号：1 修改号：0 页码： 第 2 页 共2 页 更改单号 标记 更改人 更改日期 更改单号 标记 更改人 更改日期