讲义三 总账系统.doc

第三章 总账系统 1. 科目档案 会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。会计科目是一个完整的体系，它是区别于流水账的标志，是复式记账和分类核算的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。 每个会计科目核算的经济内容是不同的，据此会计科目可以分为五类： 行政事业中分为：资产、负债、净资产、收入、支出。 企业中分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。 本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还有许多辅助信息来说明此项业务的情况，如：若科目为部门辅助核算科目，需要录入此项业务发生的部门，这可以通过设置辅助核算来实现。但除此之外，在实际业务中还需要录入如其他辅助信息，例如固定资产增加时希望录入其增加方式，登记入库商品时希望录入商品入库方式等其他信息，但是这些信息并不是凭证的主要信息，又无法设定其辅助账类，而在制单时又希望对这些信息提供录入的地方，并在查询时可以进行统计。如何解决用户的这一问题呢？如果有了科目自定义项，就可以很方便地实现这些功能了。 科目自定义项是由用户在会计科目处自由设置并在填制凭证中自由录入的科目辅助项。 【操作步骤】 双击科目，在弹出的科目编辑界面中设置自定义项。 增加下级科目时，自动复制上级科目的自定义项设置。 提示 您在科目设置中定义的客户、供应商核算的科目将自动被设置成应收应付系统的受控科目，此时您可根据需要自由修改是否受控。 科目增加下级科目时，自动将原科目的所有账全部转移到新增的下级第一个科目中，此操作不可逆。同时要求新增加的下级科目所有科目属性与原上级科目一致。 级次 ?即科目级次，以数字1、2、3、4、5、6表示，数字即代表科目级次，如“1”代表一级科目，“2”代表二级科目。级次由系统根据科目编码自动定义。 科目编码 ?科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字（0—9）、英文字母（A—Z及a—z）及减号（-）、正斜杠（/）表示，其他字符（如 ? ; ?空格等）禁止使用。 科目名称 ?分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（-）、正斜杠（\），但不能输入其他字符。 助记码 ?用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如: 管理费用拼音为 guan li fei yong，则管理费用的助记码可写为 glfy，这样在制单或查账中需录管理费用时，可录其助记码 glfy ?而不用录汉字管理费用，这样可加快录入速度，也可减少汉字录入的量。在需要录入科目的地方输入助记码，系统可自动将助记码转换成科目名称。 账页格式 ?定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。 辅助核算 ?也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。 ???设置说明 一个科目可同时设置三种专项核算。 辅助核算属性可以组合设置，例如可以进行部门+客户+项目、部门+供应商+项目的组合设置，但部门和个人不能组合设置，客户与供应商核算不能一同设置。 在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。【例】如果一个的单位想对管理费用、工资进行分部门核算，同时又想考核一些专项的招待费使用状况，那么可以进行如下设置： ????级次 ???科目编码 ????科目名称 ????辅助核算 ????????? 1 ????????5502 ????????管理费用 ??????部门项目 2 ????????550201 ??????招待费 ????????部门项目 1 ????????2151 ????????工资 ??????????部门 ?其他核算 ?用于说明本科目是否其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。 科目性质（余额方向） ?增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。 ???提示 只能在一级科目设置科目性质，下级