工程咨询公司行政部作业指导书.docxVIP

目 录采购管理……………………………………………………………….4~81.1采购流程1.2物资分类1.3物资分类采购1.3.1办公设备及办公家具采购：1.3.2办公用品采购：1.3.3计算机软件采购：1.3.4图书资料采购1.3.5机票、火车票购买、酒店预订二. 行政部日常工作管理…………………………………………………….9~261火车票2机票3酒店预订4办公用品管理5.名片印刷6.合同装订7打印图纸8.图书管理9. 北京工程造价信息图书管理10.工程合同管理11.图章12.印刷品13.车辆管理14.每月费用申请15.接听电话16.访客17.预订会议室18.水票登记19.拨打长途电话20.快递21.贵重物资22.物资报废23.办公资产管理24.叠图、送件 / 取件25.办公区检查26.茶水间物资管理27.换水目 录(续上)三. 复印室的工作规程…………………………………………………27~331. 复印机帐户管理及个人读数管理2. 复印机及相关操作流程3. 复印机的工作状态及相关消耗品的维护4.合同复印流程5. 复印纸的使用及订购6.装订设备的使用及保管四.附件……………………………………………………………34~38一.采购管理1.1采购流程：?1.1.1物资需求部门提请购买物资，并提供购买依据及所需物资规格，并填写《物资申请单》(见附件1)交行政部；1.1.2行政部采购人员负责寻找供应商、寻价、比价并填写《费用申请单》(见附件2)交行政主任；1.1.3行政主任审核《费用申请单》确认物资规格、价格、品牌等信息，确认签字交总经理批准；1.1.4总经理在《费用申请单》签字批准，返回行政部进行物资的购买；1.1.5行政部负责对购买的物品品牌、规格、质量进行验收，无误后给供货商签收；1.1.6物资签收后将总经理已批准的《费用申请单》及物资发票一并交财务部申请付款；1.1.7财务付款完成，将物资交付需求部门使用。1.1.8采购流程图：一.采购管理(续上)1.2物资分类：1.2.1办公设备及办公家具：办公设备：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；办公家具：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；1.2.2办公用品：耐用品和易耗类办公用品及合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；1.2.3计算机软件：办公软件及应用程序、广联达加密锁、金润软件等；1.2.4图书资料：工具用书及相关资料图集等；1.2.5机票、火车票购买、酒店预订。1.3物资分类采购：1.3.1办公设备及办公家具采购：1.3.1.1办公设备分类：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；1.3.1.2办公家具分类：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；1.3.1.3行政采购人员在进行办公设备采购时，按照统一型号统一配置标准，向最少两家或以上供应商进行综合询价；?1.3.1.4询价筛选出2家以上意向供应商；并要求意向供应商向我司传真或邮件报价单，?同一标准选价低者，?并通知供应商提供物品样本进行质量确认；一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.1办公设备及办公家具采购：(续上)1.3.1.5确认样品质量后，根据报价单信息填写《费用申请单》(见附件1)，交行政主任审核；行政主任审核签字，报总经理审核签字；1.3.1.6总经理审核签字通过后，与供应商签订供货合同，同时将已签字《费用申请单》及合同原件交予财务部进行费用支付；1.3.1.7财务部支付费用完成，行政部通知供应商送货；1.3.1.8行政收到货物并验收无误后，向供应商提供验收单，同时将货物发票提供财务部。1.3.2办公用品采购：1.3.2.1主要分类：文件夹、计算器、订书机、剪刀、比例尺、直尺、签字笔(芯)、铅笔、圆珠笔、荧光笔、笔记本、胶带、胶水、回形针、橡皮擦、刻录光盘、燕尾夹、便签条、复印纸、硒鼓墨盒、合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；1.3.2.2办公用品采购执行年度供应商制度，对涉及的办公用品，每年选择2家以上供应商进行综合比价；1.3.2.3综合比价结果低者在与现有供应商进行综合比价，如新供应商询价低于公司现有供应商，需要求现有供应商降价或更换现有办公用品供应商；1.3.2.4办公用品供应商确定后，供应商不得随意对价格调整，如供应商提出涨价要求需重新进行询价；一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.3计算机软件采购：1.3.3.1分类：广联达软件、CAD软件、金润软件及办公软件等；1.3.3.2因计算机软件具有唯一性，软件价格均由软件开发者统一制定，且购买渠道唯一，无询价基础，我司现对软件采购执行价格谈判，以期最大优惠价格；1.3.4图书资料采购：1.3.4.1分类：工程技术图集、