档案信息资源整合与共享的实施策略.docVIP

论档案信息资源整合与共享的实施策略 口哈尔滨工程大学档案馆冯晓莉 摘要整体上看,档案信息资源整合与共享一般应着眼于资源整合,技术应用,信息服务”三大模块”制定具体的实施策. 关键词信息资源整合与共享 档案信息资源整合与共享是将现代信息技术与管理体制相融 合,利用现代技术手段,整合数字化档案信息资源,以网络环境为工 具,以用户需求为中心,以强化利用为灵魂,以最大限度开发利用档 案信息资源为目的的新型档案信息管理与开发利用模式.从整体上 看,档案信息资源整合与共享一般应着眼于资源整合,技术应用,信 息服务”三大模块”制定具体的实施策略. 一 ,资源整合模块一面向资源的实施策略 在网络环境下,实现档案信息资源共享,要求有足够的数字档 案信息资源作为基础.因此,了解馆藏档案的”家底”,加快馆藏档案 信息资源数字转换进程和电子档案的积累,实现档案信息资源的整 合是满足社会需求的重要工作内容. 1.摸清底数,确定档案信息资源整合的重点.开展档案信息资 源整合,首先建立在科学的统计分析基础上.没有科学的统计分 析,档案信息资源整合将无从下手.为保证档案信息资源整合具有 针对性,实现有计划的整合,就必须对档案信息资源的分布状况, 归属与流向,档案信息用户需求特点进行调查摸底,分析研究,制 定科学合理的实施计划:既要对馆藏档案信息资源进行科学的统 计,了解档案信息资源的总体情况,分析各级各类档案部门所藏档 案的系统性,配套性与特色性;又要对档案信息用户需求特点进行 科学的统计分析,通过调查走访,座谈咨询等形式,了解不同用户 的需求特点,制定合乎需求的实施策略,确定档案信息资源整合的 重点所在. 2.优化馆藏,明确档案信息资源共享的方向.档案信息资源整 合与共享的客体是馆藏档案资源.拥有丰富优化的馆藏,是档案信 息资源整合与共享更好开展的基础.没有丰富优化的馆藏资源,档 案信息资源整合与共享就会成为无本之木.因此,必须以改变馆藏 结构单一,门类单一的现状,以优化馆藏档案信息资源为突破点;同 时将电子档案收集,积累作为今后的主要方向,积累保存大容量,高 密度,联机联网能力强的电子档案,使档案信息可以达到直接联机 上网的要求,扩大档案信息服务的社会覆盖面. 3.开展数字化建设,为实现档案信息资源共享创造条件.档案 信息数字化是建立档案信息数据库的基础,其关键的内容是档案全 文数字化.目前,我国现有的各级各类档案馆所收藏的档案信息资 源载体,基本上是传统文本形式的纸质载体.因此,必须变革档案信 息资源的存在形式,进行馆藏档案数字化处理,使之转换成可以联 机上网的数字信息形式.即按照统一规范采用文本方式,扫描录入 方式或电子文档方式存储档案信息资源.并根据具体情况,采取不 同的数字化处理方式逐步推进这项工作的开展. 4.构建数据库,促进档案信息资源共享的有效实现.档案信息 资源整合的目的是将静态的档案信息资源激活,围绕专题形成系统 的档案信息,使之成为知识,情报,信息流,最大限度地为利用者所利 用,最终实现档案信息资源的社会共享.因此,在档案信息数字化建 设基础上,根据馆藏,建立档案信息数据库,将基础数据经过合理分 类和规范处理之后,以记录的形式存储于计算机系统中,为实现网络 环境的利用奠定基础. 二,技术应用模块——面向技术的实施策略 档案信息资源共享建设是基于数字化,网络化等现代信息技术 条件的出现,发展及成熟而提出的.现代信息技术条件的发展为档 案信息资源共享提供了强有力的技术支持,克服了由于地域隔绝而 导致的档案信息资源共享的时空限制.在档案信息资源共享的过程 中,新技术运用是档案信息资源共享建设不可缺少的,并贯穿档案信 息资源共享建设的全过程. 1.档案信息资源共享的技术原则.一是坚持标准的原则.在信 息化社会,标准化是实现互联互通,资源共享,业务协同的基石.只 有建立和健全整合和共享的标准体系,才能实现档案信息资源的 互联互通,才能最大限度地实现档案资源共享和发挥档案信息的 价值.否则,只能产生一个又一个的”信息孤岛”,导致网络环境下 的档案信息资源共享难以实现.二是保障安全的原则.信息安全是 整合与共享时必须要考虑的核心问题.档案信息资源共享的实现, 将有利于提高档案信息的开发利用效率,最大限度地发挥档案信 息的价值.然而整合与共享给开发利用工作带来高效率和便利的 同时,也带来了风险和挑战.所以,在档案资源整合与共享过程中, 要特别注意加强档案信息的安全保护.三是开发与引进相结合的 原则.引进与开发是进行档案信息资源共享技术建设的重要方式 与途径.将二者进行有机结合,以开放的理念来看待档案信息资源 共享的技术建设,创造性地运用信息技术.实现既减轻了投入的压 力,又掌握了先进技术的目的. 2.档案信息资源共享环境建设要点.一是硬件环境的建设.