第七章+电子文件管理(归档)2010.pptVIP

数字档案管理 《电子文件管理》 第七章 电子文件归档 第七章 电子文件归档 电子文件归档的特点 电子文件的归档范围 电子文件的归档方式 电子文件的归档要求 归档电子文件的整理 一、电子文件归档的特点 一、电子文件归档的特点 归档文件： 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理： 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）中的定义 一、电子文件归档的特点 电子文件归档？ 将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式移交。 一、电子文件归档的特点 电子文件归档的特点： （1）归档时间提前 （2）归档方式多样化 （3）归档范围扩大 （4）归档难度增加 虚拟、动态文件归档时需要适时捕获信息，并合理存储：“流动中把握永恒” 一、电子文件归档的特点 电子文件归档的特点： （1）归档时间提前 （2）归档方式多样化 （3）归档范围扩大 （4）归档难度增加 二、电子文件的归档范围 二、电子文件的归档范围 1、参照国家关于纸质文件材料归档范围的有关规定执行 机关单位应参照国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》 2、要求“三合一” 文件 + 背景信息 + 元数据 二、电子文件的归档范围 3、采取双套制归档 目前我国电子文件归档采取“双套制” 双套制是权宜之计 二、电子文件的归档范围 4、确定归档范围时的常见问题 （1）草稿和定稿 （2）各种数据文件（数据库、图形库、资料库） （3）电子邮件（《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32-2005) （4）会议文件 （5）与归档文件相关的“支持性文件” （6）与电子文件有关的各种纸质文件 三、电子文件的归档方式 三、电子文件的归档方式 1、逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 逻辑归档——实时进行 逻辑归档较适用于预归档 三、电子文件的归档方式 2、物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 物理归档——定期进行（按照纸质文件规定的时限） 物理归档较适用于正式归档 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档 四、电子文件的归档要求 四、电子文件的归档要求 1、文件形成部门或信息管理部门具有归档职责 2、归档电子文件应进行真实性、完整性和有效性检验 3、归档电子文件应确定密级、划定保管期限 四、电子文件的归档要求 4、归档文件应按规定格式存储到耐久性好的脱机载体 四、电子文件的归档要求 5、其他归档要求 通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。 专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 计算机系统运行过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 四、电子文件的归档要求 5、其他归档要求 如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交 套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为元数据保存。 归档后文件形成部门应将存有电子文件的原载体保存至少1年 归档需填《归档电子文件移交、接收检验登记表》、《归档电子文件登记表》，并与电子文件同时保存。 四、电子文件的归档要求 6、归档电子文件脱机存储要求 （1）相对集中拷贝至载体（可按文件类别集中）； （2）一式3套：一套封存，一套查阅，一套异地保存； （3）载体设置成禁止写操作状态； （4）加密电子文件在解密后再制作拷贝； （5）每一个载体中同时存放相应的机读目录； （6）载体或装具上贴上标签，标签上注明： 载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。 五、归档电子文件的整理 五、归档电子文件的整理 归档电子文件按《归档文件整理规则》（DA/T 22）的要求以件为单位进行整理 同一全宗内的电子文件按照 年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题) 等分类方案进行分类 著录参照 《档案著录规则》 进行，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(背景信息等元数据) 将著录结