电子档案格式转置与销毁实务.PDFVIP

電子檔案技術服務中心 1 2  電子檔案保存 如何進行長期保存 簡易轉置作業工具 個案探討 3  911事件(2001年)  阿波羅11號(1969年)  美國獨立宣言(177年)  相關的照片、影片和歷 程來往之文書，需不需 要保存? 911圖片來源：.tw/blog/?p=175 阿波羅11號來源：/redirect.php?fid=2tid=33433goto=nextnewset 4 美國獨立宣言來源：/a1_44_27_01200000000481121732279061476_jpg.html  電子檔案長期保存策略： 轉置 模擬 封裝 系統保存  電子檔案管理應達成之目標： 真實性（authenticity) 完整性（integrity ） 可及性（accessibility ） 5 係指電子檔案管理系統之軟硬體過時或失效， 需進行軟硬體格式轉換，以便日後可讀取之作 業程序。 系統保存、模擬與轉置等為長期保存之主要策 略，其中以「轉置」最廣為接受與使用。  電子檔案每經過1次轉置都有可能造成資訊的 流失，甚至可能是極為珍貴的資料。 6 7 8  轉置目的：  DOC格式是機關最常見的檔案格式，但不符合「文書及檔 案管理電腦化作業規範」附錄8之保存格式。  選擇格式的重要關鍵因子：  開放式國際標準(例:PDF/A) 。  獲大眾經常使用的格式。  是否受限於專利保護。  格式的穩定性。  支持詮釋資料註記。 9 PDF 檔案格式近年來在電子公文與附件的呈現、 交換、保存上普遍地被採用，符合「文書及檔案 管理電腦化作業規範」附錄8之保存格式。 PDF檔案格式同時是在國際上、政府單位廣泛被接 受的標準電子文件格式，許多在網際網路上應用 的表單與文件也使用PDF檔案格式來儲存。 10  PDF的四種主要國際標準： PDF/A ：A 是Archive ，適合長期保存格式。 PDF/X ：X是eXchange 。 PDF/H ：H是Health 。 PDF/E ：E是Engineering 。