现代文员实务现代文员实务.ppt

一天结束之后自我检查评价 1.我的工作完成状况？满意　不满意 2.我的周围环境维持？好　不好， 3.上级满意我的工作吗？满意　不满意 4.下班时：我的灯、空调有没有关闭？ 5.我应该怎样改善？ * 仁核山谷现代文员实务 讲 座 ◆什么是文员？ 在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都是比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。比如我们公司就是这样的。 ◆对文员有什么基本要求呢？ ①运筹能力 ②办事能力 ③调查研究能力 ④组织协调能力 ⑤交际能力 ⑥文字表达能力 ⑦操作现代化办公设备的能力 WORD文档的排版要求 ◆标题用二号宋体字加黑，居中，正文用三号仿宋体字，每段首行空两个字符，行间距1.5倍。 ◆通常情况下用A4纸打印，上下边距可以是默认边距（2.54）,左边距3.17，右边距2.17。排版的时候根据具体情况可以灵活变通。通常情况下上边距大于下边距,左边距大于右边距，左侧装订（距纸边8至10毫米），两颗订书钉。 EXCEL表格的运用 1、快速输入大量含小数点的数字 2、快速输入大量相同数据 3、快速处理多个工作表 4、公式的输入 公文的类型 公文按行文关系和文件走向分为上行文、平行文和下行文。公文的种类简称文种。按照文件质性将常用公文分为13种，主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈 请性、期复性公文。 请示的写作格式 请示必须具备以下三个条件： 1.必须是下级机关向上级机关的行文。 2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。 3.必须是为己向上请决求准。 请示的写作格式 ◆标题：制发机关名称＋事由＋请示。 ◆正文： ①也就是请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。 ②请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。 请示的写作格式 ◆结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”，“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。 ◆注意事项：一文一事，一个主送机关，逐级请示。 请示的写作格式 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意 见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。 报告的写作格式 ◆标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。 ◆正文： ①事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。 ②事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。 报告的写作格式 ◆结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。 报告的写作格式 公文的办理 签收登记 阅 文 请 办 批 阅 承 办 催办查办 1、 签收登记 责任人应清点检查来件，份数、页数有无残缺短少、字迹模糊，确认无误后，进行签收登记。 2、 阅文 责任人收到文件应仔细阅读，了解内容，以便正确处理； 3、 请办 综合部根据公司给各个领导人和各部门的授权，将需要办理的公文注请公司总经理、副总经理/总监指示或主管部门研办，对需要两个或两个以上部门办理的，应当指明主办部门。 公文的办理 公文的办理 4、 批阅 总经理、副总经理/总监和相关部门阅读分析文件后，就处置方法、工作程序、具体承办责任、承办原则与要求等提出具体处理意见。 5、承办 承办是各部门的重要职责，是公文处理的中心环节。承办文件的相关部门和责任人依据有关法规政策，按照公司领导所做出的批示、口头指令或以其它形式传授的意图，可采取召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置等方式，使文件所涉及的具体事务和问题得到解决和落实。 公文的办理 6、催办查办 综合部根据公文承办时限和其他有关要求，对公文承办过程进行催促检查，以及公文实际执行过程中所出现的问题进行的核查协办，确保公文所涉及的内容、领导的意图能不打折扣的执行。