中华大学文书档案管理作业办法.docVIP

中 華 大 學製定單位：文書組文書檔案管理作業辦法文件編號：DA1-2-001公佈日期：100年3月16日頁次： PAGE 4 97年4月9日96學年度第8次行政會議通過 100年3月2日99學年度第3次總務會議修正通過 100年3月16日99學年度第8次行政會議修正通過 壹、目的 為健全本校文書檔案管理，提昇檔案資訊化效能及發揮檔案功能，特訂定本辦法。 貳、範圍 全校掛有總收發文號之公文均屬之。 參、權責單位 1、主辦單位：文書組 2、協辦單位：校內各單位 肆、名詞解釋 催歸 指催促借調檔案之人員儘速歸還檔案 內容 第一章 總則 第一條 本校為健全文書檔案管理，提昇檔案資訊化效能及發揮檔案功能，特訂定本辦法。 第二條 本校文書檔案管理，依本辦法辦理，如有未盡事宜，得參酌檔案法及其相關子法規定辦理。 第三條 本校文書檔案管理，以總務處文書組掛有總收發文號之公文者為限。 第二章 點收及稽催 第四條 各單位收文辦理案件，承辦單位應於一星期內按下列方式歸檔。 電子公文逕由電子系統傳回歸檔。 紙本公文應送總務處文書組，交由檔案管理人員點收。 機密文件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資 料，封口加蓋印章或職名章。 第五條 歸檔案件如有下列情形之一者，總務處文書組應退回承辦單位補正： 一、案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 二、案件污損或內容不清楚者。 三、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 四、案件未編列文號或文號有誤者。 五、案件未填註保存年限或分類號者。 六、案件有二項以上，未蓋騎縫章者。 七、案件未經公文流程管理系統進行流程作業者。 八、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。 九、機密案件未使用機密文件專用封套者。 第六條 (刪除) 第七條 各單位承辦公文已逾歸檔期限者，於每月十日由檔案管理人員發「公文稽催通知單」稽催承辦人。若仍未歸檔則於每月二十日發「公文再稽催通知單」通知其單位主管，單位主管於收到通知後，應主動查明處理。承辦人員對於辦畢案件，有延後歸檔之必要者，應敘明理由，經主管同意後，送總務處文書組檔案管理人員辦理延期歸檔。 第八條 總務處文書組應於每月十五日前彙整統計歸檔案件數量，並編製「中華大學各單位收文發文歸檔公文統計表」簽報核閱，另將未歸檔公文知會各承辦單位。 第三章 檔案分類及保存年限 第九條 檔案分類，依本校行政組織業務性質，採類、綱、目三級，各以阿拉伯數字二碼標示分類編號，並訂定「中華大學總收發文檔號暨保存年限一覽表」。 第十條 檔案保存年限區分為永久與定期二種，其區分原則如下： 一、永久保存之檔案 (一)涉及本校重要制度、決策及計畫者。 (二)涉及本校重要法規之訂定、修正及解釋者。 (三)涉及本校組織沿革及主要業務運作者。 (四)對本校政策具有重要利用價值者。 (五)具有本校重要財產稽憑價值者。 (六)重要科技價值者。 (七)具有重要歷史或社會文化保存價值者。 (八)法令規定應永久保存者。 (九)其他有關重要事項而具有永久保存價值者。 二、定期保存之檔案 依檔案保存年限長短，在不同時期供本校因應業務執行或工作需要，作為查考與參考利用之文件。其保存年限分為二十年、十年、五年、三年及一年。 第十一條 本校總收發文檔號暨保存年限一覽表，得應需要隨時調整修正之。 第十二條 定期保存之檔案經電子或其他方式儲存者，得調整其檔案原件之保存方式及年限。 第四章 保管 第十三條 檔案整理應依下列方式辦理： 凡編有總收發文號之公文一律以正本歸檔，公文之附件除支票、有價證劵及其他 貴重品外，應一併歸檔。公文之附件若有抽存待辦之必要或單位需自存參考者，應於擬辦公文時註明經簽准後，由單位自行妥善保存。 二、經編定分類號之文件，應整理齊全，分別裝訂於各該檔號所屬之檔案卷宗。 三、檔案有遺失、毀損情形者，總務處文書組應即查明原因，簽請權責主管處理。 四、檔案櫃應依檔案之年度及檔號範圍等項目簡明標示，並定期檢查有無標示脫落或 需更改等情事。 第十四條 機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護功能櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。 第十五條 本校對檔案室內之維護，應注意蟲、鼠、水、火、煙、光、熱、塵、污、黴、菌、 盜及震等之損壞。 第十六條 本校文書組檔案室宜採單