宾馆信息文件化管理规程.docVIP

1 目的 建立有效信息的文件化载体，消除质疑，保持内外部信息交流畅通和有效性。 2 适用范围 适用于宾馆内部交流可记载的各类信息。 3 引用文件 WHQB00-02《信息交流控制程序》 4 规程要求 4.1 信息的管理 4.1.1总经理办公室负责各类信息的文件化鉴定和管理。 4.1.2各有关部门负责本部门工作相关信息文件收集和传递。 4.1.3总经办质检小组负责对信息文件传递的有效性进行检查。 4.2 信息文件的分类 各类会议纪要、会议记录、宾馆告示栏、部门工作联系单、通知、宾客通知单、传真、营业报表、质量动态简报、卫生简报、不合格项报告、大堂工作日报表等。 4.2.1 会议纪要 1)会议纪要包括：馆务会纪要、营销会议纪要、财务会议纪要、安全消防工作会议纪要、设备管理工作会议纪要、经营分析会纪要、行业管理会议纪要。 2)会议纪要由会议召集部门负责起草，总经办审核，主持会议的宾馆领导签发。 3)会议纪要应确定特点和作用： a.纪要性：区别一般会议记录，而将那些重要的情况和研究决定的重大问题、决策意见摘要而记之，概括出主要精神； b.决议性：会议纪要反映了会议的主要精神，一经下发，便对有关部门和人员具有指导作用和约束力，要有关范围的人员必须贯彻执行，起着决议的某些作用； c.备忘性：有的会议纪要不要求贯彻执行，而只是为了通报会议情况，便于有关范围周知，在必要时查询。这类会议纪要成文后，立即传阅，然后存档，以备查用。 4)会议纪要的格式主要包括；标题，开头（主持人、会议时间、地点、参会人员、会议主要议题），主体（会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和对今后提出的任务与要求等），结尾（一般建议，必要时，最后问题谈完了也可省略）。 5)会议纪要在会议结束二日内形成，只在宾馆“OA”系统电子公告栏公示，不再另行发文。必要时，经纪要起草部门提议，再行书面发文。 4.2.3 会议记录 1)会议记录包括：办公会议记录、馆务会及晨会记录、营销会议记录、财务会议记录、安全消防工作会议记录、设备管理工作会议记录、经营（专题）分析会记录、行业管理会议记录、内审会议记录、管理评审会议记录等。 2)会议记录本一般使用标有“杭州望湖宾馆”字样宾馆例会记录本，各类记录本应标有记录编号，页面打码。 3)会议记录本信息资源属宾馆拥有，日常由会议召集部门负责管理。记录本用完后，统一交至宾馆档案室存档，同时换领新会议记录本。上交的会议记录本不可缺页、污损。 4)宾馆存档的会议记录本仅供会议记录部门查询之用。 4.2.4 宾馆告示栏 1)宾馆告示栏的分布：职工食堂、后院宣传栏、职工门。 2)部门需在宾馆告示栏发布的信息，经信息发布部门经理审核，若以宾馆名义发布的信息，须经宾馆分管领导审批同意。 3)所有公布的信息需注明张贴日期（保留天数），失效信息于信息过期后二天内由信息申请部门负责清除。 4.2.5 部门工作联系单 1)部门工作联系单是部门之间为经营、管理工作需要所设立的用于加强相互沟通、协调，明确任务的一种文书。 2)部门在填写联系单时，应明确时间、需求、具体工作内容和联系人，并加盖部门公章。 3)联系单接受部门，应按内容要求，根据工作职责，尽快落实，并将信息及时反馈给发送部门。对未能办理的事项，部门要予以书面说明。 4.2.6 通知 1)通知是宾馆信息传递最常用的文书。通常有电话、电子邮件、书面等三种。 2)以宾馆名义发送的通知，须经宾馆分管领导审批。以部门名义发送的通知，需经所在部门经理同意。 3)总机电话通知一般只用于以宾馆的名义、较紧迫的事宜。书面通知（张贴）用于广而告之的信息传递。最常用、最便捷的应采用电子邮件形式发送通知。 4)电子邮件发送的通知产生接收时效为四小时，即电子邮件发送信息超过四小时以上既可被确认为对方收悉。（详见WHQC02-03《宾馆办公自动管理规程》） 4.2.7 宾客通知单 1)宾客通知单是传递来宾信息的重要依据，由前厅部负责分发。 2)各有关部门在接到宾客通知单后，需在第一时间通知涉及接待与服务的岗位，并由主持部门工作的管理人员负责布置相关工作。 3)相关部门在落实工作的同时，将产生的相关信息及时反馈至前厅部。 4.2.8 传真 1)接受传真 a.以宾馆名义、宾馆领导或领导职务名义的传真统一由总经办接收，以部门或个人名义的传真由部门统一接受； b.商务中心在收到传真后，应对传真予以识别，属于公务类的传真（例上级领导机关、署有宾馆领导名字等）应及时通知相关部门领取。属于广告性的、无具体收件人的传真，定时通知有关部门