第三章 文书事务管理2014年必威体育精装版.docVIP

第三章 文书事务管理 一、 文书事务管理流程设计 （一） 流程设计目的 企业的文书包括决定、报告、通知、请示、批复、函、简报、会议纪要、外来信件、外来公文等。企业文书事务管理是企业开展正常管理、经营工作的基础，是行政管理部的重要工作内容之一。文书事务管理流程设计的目的有以下4点。 1. 统一文书拟定、审核、处理工作标准，明确各项职责分工，梳理各步骤操作标准，从而正确有效地处理文书事务。 2. 提高文书编制质量，提高文书事务处理工作的效率，进而提高企业办公效率。 3. 及时处理与外部联系单位的相关事宜，维护企业形象，提高企业美誉度。 4. 逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提升企业的管理水平与管理效率，提高企业的综合竞争力。 （二） 流程结构设计 图3-1 文书事务管理流程结构设计图 二、 收文管理流程与工作标准 （一） 收文管理流程图 （二） 收文管理工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 收文拟办 1 行政人员收到文件时，清点、检查无误后填写送件回单，并注明收件的具体时间 接收到的文件 送件回单 2 清点无误后，按照来文机关或部门进行分类、整理、编号，将文件登记在收文登记簿上 收文登记簿 文书事务管理制度 3 填写公文处理单，提出拟办意见，并将与文件有关的文件资料附在文件之后，供执行长参考 公文处理单 各种文件 分送传阅 4 行政部长对经执行长批办后的文件进行分类，对不同文件采取不同的处理方式 各种文件 文书事务管理制度 5 （1）行政人员将所收到的各类文件，按照执行长批办意见和固定的分发办法分别送达各部门 （2）对于分送的文件，行政人员一般应在文件眉头右上方加盖收文戳记，填明编号、收文日期等，对于不需要登记的一般文件、简报等，也应在文件右上角写明领导的姓名和部门名称，以示区别 （3）由各部门办理的文件，要附上具有执行长批办意见的来文承办卡；涉及几个承办部门的文件，要将来文承办卡复印后分别附在文件上 （4）要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失 （5）需要请领导批示的文件，要附上收文承办卡。需要同时分送几位领导并请各位领导标明意见的文件，为避免领导互相批阅，分送时要附上领导批示卡 各种文件 来文承办卡 收文承办卡 领导批示卡 文书事务管理制度 6 （1）各部门根据分发意见传阅文件 （2）传阅文件应严格遵守传阅制度和必威体育官网网址规定，不得将有密级的文件带到住所或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容 （3）阅读文件应抓紧时间，不得抄录全文，不得任意取走文件夹内的任何文件或附件，如果确有工作需要，需办理借阅手续，以防止文件丢失或泄密 各种文件 文件资料借阅单 文书事务管理制度 7 （1）临近办文时限前应予以催办，可采用电话催办或当面催办等 （2）对有关部门办理的重要文件进行定期跟踪和督促检查，并做好督促记录 各种文件 文件督办记录 归档 8 （1）承办部门接到文件，应及时办理 （2）对相关领导的批文意见，如发现一件不具体、授权不清楚或有疏漏之处，应及时进行明确 （3）对于上级下发的阅知文件，各部门应根据领导阅示意见即时执行 （4）涉及两个部门以上联合承办的事项，应协调好工作 各种文件 文书事务管理制度 9 文件办理完毕后，在收发登记簿或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果 收发登记簿 公文处理单 10 将办理完毕的文件按不同的分类或序号分别归档，以备查阅 各种文件 文件资料档案 归档管理制度 （三） 流程关键事项与考核说明 所属节点 关键事项 考核指标与目标值 2、3 登记、拟办 收文登记及时率，目标值为100% 收文登记错漏次数，目标值为0次 拟办及时率，目标值为100% 5 分送 分送及时率，目标值为100% 分送准确性，分送工作符合文件事务管理制度，操作准确无误 6 传阅 传阅及时率，目标值为100% 传阅准确性，符合文件事务管理制度，操作准确无误 10 归档 归档及时率，目标值为100% 归档出错次数，目标值为0次 三、 发文管理流程与工作标准 （一） 发文管理流程图 （二） 发文管理工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 拟稿 1 （1）行政人员根据上级主管的要求，进行文件的初步编写 （2）编写的文件应符合公文写作要求，并符合国家法律、法规、规章及其他有关规定 文件初稿 文件定稿 文件编写规范与行文规则 2 （1）行政人员在编写文件过程中，如遇到涉及其他部门的问题，应征得有关部门领导同意并签字确认 （2）行政人员应征求有关部门的意见，接到有关部门反馈的不同意见后逐条进行研究 核稿 3 行政人员对文稿内容、格式