打造学校人事年报和人性化提醒模板.ppt

学校人事年报是学校办公室每年的常规工作，手工统计繁琐飞逝且容易出错。每逢有教职工过生日、退休之时，送出温馨的祝贺或提醒，多一些人情味，增加些 凝聚力，且不很好?如能借助WPS表格，运用公式和函数建立起一套人事年报和人性化提醒模板，可以一箭双雕、一劳永逸。准备工作：文件命名为“学校人 事年报和人性化提醒模板”;工作表分别命名为“教职工花名册”“专任教师职称年龄”“专任教师分课程分学历”“生日及退休提醒”。1.建立学校教职工 花名册模板1.1按图1建立表头。 图1 教职工花名册1.2设置每页显示表头。依次进入【文件→页面设置】，在【工作表】的【项端标题行】中输入 “$1:$4”。或者单击【项端标题行】右侧的伸缩按钮“”，在成绩表中拖选表头，再单击伸缩按钮。单击【确定】，完成设置。1.3填充序号。在A5 单元格中输入“1”，选中A5单元格，依次进入【编辑→.填充→序列】。在对话框中选中【序列产生在“列”】，在终止值中输入“50”(本例行政管理 人员2人，专业技术人员46人，工勤人员2人，共50人)。1.4调整行高列宽。单击行号和列标的交汇处，选定整个工作表。把鼠标放在行号或列标的交 接处，会出现有上下箭头的图标“”或左右箭头的图标“”，拖动鼠标，按多数行的行高或多数列的列宽设置，松开鼠标键。1.5设置数据区域的特殊格式。 按住键盘上的【Ctrl】键，在列标上单击F、I、N、V、X，选中这5列，依次进入【格式→单元格】，单击【数字】选项卡，在【分类】中选中“自定 义”，在其右侧的“类型”框中输入“yyyy.mm”，单击【确定】。注意：小数点只能输入减号代替。拖选L5：L54区域，在“类型”框中输入“@ ”。在默认情况下，Excel每个单元格所能显示的数字为11位，超过11位的数字就会用科学计数法显示，必须将数字属性改成文本属性。注意：必须在 输入号码之前把格式定好;如果输好号码再定格式，显示还是会不正确。1.6设置数据有效性设置日期区域数据的有效性。拖选F5:F54、I5:I54 、V5:V54和X5:X54四个区域，依次进入【数据→有效性】，在【设置】选项卡中的【允许】列表选择【日期】，在【数据】列表中选择【大于】在 【开始日期】框中输入“1948-01-01”。在【输入信息】选项卡中的【标题】框中输入“请输入：”，在【输入信息】框中输入“6位数日期，中间 用“-”连接”。在【出错警告】选项卡中勾选【输入无效数据时显示出错警告】复选框，在【样式】列表中选择【停止】，在【标题】框中输入“日期错误” ，在【出错信息】框中输入“请重新输入6位数日期!”。在【输入法模式】选项卡中选取【关闭(英文模式)】。单击【确定】。设置C5:C54姓名区域 数据的有效性。在【允许】列表选择中【自定义】，在【公式】框中输入“=COUNTIF(C:C,C5)=1”。然后在【输入信息】和【出错警告】选 项卡的相关框中依次输入“请输入”“姓名”“姓名重复”“请检查后重新输入姓名”等提示信息。【输入法模式】选取【打开】。公式的设置是为了保证输入 姓名的唯一性。设置身份证号码区域数据的唯一性和有效性。在【公式】框中输入 “=AND(COUNTIF(L:L,L5)=1,OR(LEN(L 5)=15,LEN(L5)=18))”。然后在【输入信息】和【出错警告】选项卡的相关框中依次输入“请输入：”“15或18位身份证号码”“身份 证号码错误”“请检查其唯一性和位数!”。【输入法模式】选取【关闭】。其中，“COUNTIF(L:L,L5)=1”用于判断身份证号码的唯一性。 “(LEN(L5)=15,LEN(L)=18))”用于限定输入的数据必须是 15位或18位。LEN函数是一个表示文本长度的函数，OR、AN D函数分别是表示“或”、“和”意思的函数。设置职称、学历和任教年级区域数据的有效性。拖选G5:G52和J5:J52区域，在【允许】列表中选择 【序列】，在【来源】中输入“中高,中一,中二,中三,未评”(中间的标点符号属英文半角)，勾选【提供下拉箭头】。以后要输入数据，单击单元格时就 会在其右侧出现一个倒三角标志“”，单击它，将出现一个下拉列表，可用鼠标选择。同理设置S5:S54 、Y5:Y54、Z5:Z52、AA5:A A52四个区域，在【来源】中分别输入“研究生,本科,专科,高中级,高中以下”“入党,入团”“初中,高中” “政治,语文,数学,物理,化学, 生物,地理,历史,外语,信息技术,体育,音乐,美术,劳动技术,其他,当年不任课”。1.7插入批注。O2单元格的日期数据“(2009年1月1日 至2009年12月30日)”与表中的公式有关，不能随意修改或删除，需要提醒使用者“此单元格只能更改年份，否则，会引起表格中公式自动计算的错误 。”1.8设置隔行着色。拖