会议纪要大事记撰写.ppt

大事记、会议纪要撰写 培训要求 准时 全程参与 微笑 赞美 敞开心扉 充分交流 课程目的 通过培训，了解会议、大事记管理、确保大事记、会议纪要撰写标准化、规范化与正确性，提高办公效益 课程内容 一、内勤会议管理人员的要求 二、会议管理 2、1会议分类 2、2会议管理 2、3纪要撰写及发放 2、4实战 三、大事记记录 3、1大事记概念 3、2撰写要求 3、3实战 一、会议管理及内勤人员素质要求 知识、技能、态度 1、必备的专业知识（办公软件使用、写作等） 2、学习力，不断学习、进步。 3、领悟、应变能力（有与没有、找人、处事不乱）、良好的沟通协调能力 4、责任心、有韧劲不怕烦、仔细（于细微处见精神） 5、衣着外表礼仪、乐观开朗、幽默性格 总之：腿勤、手勤、嘴勤、脑勤 、常微笑 原则、果断、灵活、预见性 2、1、会议分类（一） 按召集部门层面分： 公司外部：议程日程由其他单位决定 考察、参加上级会议等 公司内部： 内部又可按层面分：公司级、跨部门、 部门内部 2.会议分类（二） 2、会议性质分类 内部会议 ： 例会是定期、定人召开的 专题会议：就某一个专题召开的，可以是同一部门也可以是非同一部门的人 紧急会议：针对突发事件或者解决某突发突出问题 其他：需要召开 会议解决的会议 2.2会议管理 1、会前准备：会议相关资料、场地安排、签到表等 会议通知：会议主题、时间、地点、参加人员 2、会议签到、会议茶水、 3、会议进程 整个过程记录：汇报、讨论、总结 2、2、1会前准备（一） 1、会议主持人确定会议召集人及参会人员 2、会议召集人通知、确认人数 1、通知：地点、时间 （提前一天）、会议内容与资料要求（如果是规定时间与地点的会议，应提醒） 2、确认到会人数 2、2、1会议准备 会议通知： 格式：关于召开 × 月份部门负责人例会的通知 各部门负责人： 定于 × 月 × 日 上午 × 点 × 分，在公司 × × 会议室 召开×月份部门负责人例会，会议时间 半天，请各部门负责人准备好会议资料，安排好自己的工作，准时参加会议，勿误。原则上不能请假，如确有特殊原因不能参加，请向×× 请假。 特此通知 × × × ×公司 × × × × 年 × 月 × 日 2、2、1会前准备 （二） 会议资料准备之一：参会人员准备 参会人员会前准备好书面材料，发言时控制好时间。 1.部门（个人）必须通报的工作 2.上次会议中所布置的任务的完成情况 3.需要提交会议讨论或者需要部门协调的内容。 会议资料准备之二：会议记录或召集人准备。 2、2、1会前准备（三） 会议召集人或记录人： 提前到达会场，检查会务落实情况： 1、参会人员与会议室的匹配度 2、设施：音响、投影、电脑、白板、笔、开水、纸杯等。 3、会议签到表 如发现准备工作有遗漏的，立即补救。 2、2、1会前准备（四） 记录人要提醒会议主持人会议准确时间，请求会议的持人检查会务情况及准备工作是否 有遗漏的事项。 2、2、2会议签到与纪律 1、会议开始前 （1）、签到 参会人员应准时到会，并提前在《会议签到表》上签到 （2）参会人员自觉遵守会议纪律：不迟到、早退、手机振动，必须接的主动到室外。 会议记录 由主持人确定的会议记录人 一、应对会议整个进程进行记录 （1）汇报情况 （2）讨论的情况 （3）主持人总结的情况及会议任务 二、记录人执行对违反会议规定的处罚 2、2、3会议进程 一、会议进程之----汇报 准时开始： 1、汇报时间：限定发言时间。时间按例会人员及参加人数，由主持人决定。由记录员执行时间 2、汇报内容：会前准备好的。 部门必须通报的工作 上次会议中所布置的任务的完成情况 需要提交例会讨论的内容。 要求：语言精练、量化，声音响亮，去掉形容语、对任务完成突出结果（如果已办完成的，尽量去掉办理中出现的复杂过程 ，如果没有办完的，提出问题所在） 会议进程之---会议讨论 讨论时要有针对性 对需要协作的问题进行讨论 找到解决方案，任务分解与落实 在讨论过程中会议主持人应该适时控制时间与进度，对议而不决、泛泛而谈、不切实际及跑题等情况进行及时指出，确保效果 会议进程之----总结记录 （一） 主持人对会议进行总结 1、对上次例会下达的任务以及本次会议之前临时布置的任务，应进行进展及结果确认，并对未完成的工作任务作出处置意见 2、对需要协作的问题进行分工，分清主次、配合 3、对讨论的问题