文件与资料管理程序和记录管理程序.docVIP

xx公司 企 业 标 准 文件与资料管理程序 Q/XX·xx.40—20xx 编制：xx部 审核：xx 版本：2 起草人：xx、xx 批准：xx 修改码：0 实施日期：20xx.11.1 第 1 页 共 2 页 1、HSE管理体系文件和资料的控制范围 1）适用公司生产经营活动范围内HSE管理体系的法律、法规、规范、标准及其他文件的要求； 2）HSE管理体系文件； 3）HSE管理制度和管理规定； 4）年度HSE管理工作计划； 5）HSE管理体系内部审核资料和管理评审资料； 6）重要的HSE管理活动的工作文件； 7）各种HSE专题会议纪要 8）各种检查监督活动形成的检查、监测报告和整改通知； 9）HSE责任制； 10）风险评价报告、调查评估报告； 11）重大灾害事故（着火、爆炸、中毒、洪涝、地震、污染、流行性疾病等）的应急处理预案； 12）施工重点部位的HSE检查报告； 13）事故的调查处理报告； 14）各类作业许可证； 15）特种设备（锅炉、压力容器、压力管道、起重机械等）及其附件的安全技术监察检测资料； 16）重大工程项目和特殊危险作业的HSE实施程序； 17）各类安全操作规程； 18）化学危险品安全技术说明书、储存、使用防护指南； 19）承包商的评价材料。 2、文件和资料的分类 2.1 HSE管理体系文件按层次划分： 1）第一层文件为HSE管理手册：阐明本公司对HSE的承诺、方针、目标及适用《中国石油化工集团公司安全、环境与健康（HSE）管理体系》标准的HSE管理体系的描述。 2）第二层文件为HSE程序文件：说明体系各要素HSE活动的方法和途径。 3）第三层文件分为施工作业控制文件或作业指导书和其它各类HSE文件：指详细的规章制度和作业指导书、表格、报告等。 xx公司 企业标准 文件与资料管理程序 Q/XX·xx.40—20xx 编制：xx部 审核：xx 版本：2 起草人：xx、xx 批准：xx 修改码：0 实施日期：20xx.11.1 第 2 页 共 2 页 2.2 HSE管理体系文件按种类划分： 1）管理性文件：HSE管理体系文件有关的各类文件。主要指程序文件、岗位职责、规章 制度、管理细则、管理办法及相关记录表格等； 2）技术性文件：与HSE有关的文件。主要指各类施工技术标准、试验方法、技术操作规程、设备检维修规程及相关记录表格等； 3）其他文件：包括上级文件、外来产品标准、顾客提供的资料等。 2.3 文件和资料的形式有：书面、电子媒体、磁带、光盘等。 Q/XX·106.31《文件和资料控制程序》的适用范围已覆盖HSE文件和资料的管理，在此不另外编写管理程序，请遵照执行。 xx公司 企 业 标 准 记录管理程序 Q/XX·xx.41—20xx 编制：xx部 审核：xx 版本：2 起草人：xx、xx 批准：xx 修改码：0 实施日期：20xx.11.1 第 1 页 共 2 页 1、目的 通过记录的管理，为证明HSE管理体系有效运行提供客观的证据及为HSE体系的持续改进提供信息。 2、范围 适用于HSE管理体系中产生的记录。 3、职责 3.1 xx部 ——负责HSE管理体系运行中产生的记录和控制的归口管理，并按要求填写记录。 3.2 各职能部门 ——负责其专业管理涉及的记录表样的审批、记录控制情况的监督、检查和管理，并按要求填写相关记录。 3.3 各分公司（项目部） ——负责本单位按要求填写记录，并对记录进行标识、收集、编目、检索、归档、贮存、保管和处置。 4、程序 4.1 记录表格使用与表样制订 4.1.1 应规范使用HSE管理体系文件中的表式，如未能满足HSE管理实际记录需要，需增加记录表样，可由各使用单位根据实际要求制订，但必须将增加的表样报主管职能部门审批，按集团公司规定编号后，再行印刷使用。并确定记录的保存期限。 4.1.2 记录表样中的项目名称要统一规范，采用法定的计量单位。 4.2 记录的填写要求 4.2.1 必须按规定内容及时、准确填写，保证记录的真实性。 4.2.2 字迹要清楚、工整，项目齐全，不留空格。 4.2.3 记录一般不准更改，确属填写者笔误需修改时，应在错误的位置打双横线，并在上方填写正确内容，并加更改章。 4.3 记录的收集、归档、储存 xx公司 企 业 标 准 记录管理程序 Q/XX·xx.41—20xx 编制：xx部 审核：xx 版本：2 起草人：xx、xx 批准：xx 修改码：0 实施日期：20xx.11.1 第 2 页 共 2 页 4.3.1 产生记录的各部门和单位必须确定专（兼）职人员收集、归档、管理记录，编制本单位《HSE记录清单》（见表1）及汇总表样，并将《HSE记录清单》报HSE