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* 磁性载体档案的管理与保护 磁性载体文件系指磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。 长期储存的磁性载体档案的信息要经过清洁的设备录制。 储存前，检查磁带缠绕是否规整，边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1-3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续的重新缠绕，缠绕张力为1.7-2.2N（牛顿）。 应将磁带在干燥的环境中（相对湿度小于40%）快封到塑料袋中或密封容器中，以防粘合剂、润滑剂挥发。 温湿度变化范围：温度应在15-27℃，相对湿度40-60%。在此范围内选定一组值，选定后，在24小时内温度变不得超过+/-3 ℃ ；相对湿度变化不得超过+/-5%。最佳环境温度是18 ℃ ，相对湿度是40%。 * 清洁及防水、防火要求 不要用手触摸磁带（软磁盘），应戴非棉制手套操作； 不要使磁带（软磁盘）接触不清洁表面，如地面、桌面等。 装磁带（软磁盘）的装具，应洁净无尘。 库房地面不应打蜡和铺地毯。 吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外。 库房中禁止使用打印机。 库房内的设备要避免水淹，磁带架最低一层搁板应高于地面30cm以上。 库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品。 库房内严禁出现明火。 库房中应配备CO2灭火器。（干粉灭火器） 库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障。 重要档案应专柜存放。 * 防磁要求 磁性载体档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm。 可使用软磁物质（软铁、铁镍合金等）构成容器或箱柜，对磁场进行屏蔽。 磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器内壁至少26mm。 使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76mm。 不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房。 在存放重要档案的库区，应设置测磁设备，以防止有隐藏磁场存在。 档案室应远离变压房。 * 工作间要求 工作间应是清洁的，且温、湿度可控。 工作间应使用稳压、稳频电源。 直接工作区内禁止吸烟、喝饮料及进食。 卷轴（包括空轴）应放在专门的保护容器内 不应把磁带（软磁盘）放在热的地方，比如接近热源或阳光直射处。 定期对工作间的磁带机、软盘驱动器的机械、电气部分进行系统的检查。 应保持磁带机、软盘驱动器中全部磁带、软磁盘接触面的清洁。 工作间应备有磁带清洗机和检验器，并用来清洁和卷绕磁带。 载体文件目录清单应含：盘带号、序号文件、题名档号 * 感谢各位！Thanks! * * 档案如何分类管理 A、时间分类法： 1、年度分类法 2、时期分类法。 B、来源分类： 1、组织机构分类法 2、作者分类法 3、通讯者分类法。 C、内容分类法： 1、技术分类法 2、文书分类法 3、媒体分类法 D、形式分类法： 1、按文件种类分类 2、按载体形态分类 3、按形状规格分类。 分类的一般方法有： * 编制档案检索工具的基本要求 全，指信息存贮丰富，资料齐全 准，指检索准确，无歧意或重复 快，指迅速，快捷找到所需资料 便，指检索要方便，不繁琐 * 文书文件归档的整理方法与步骤 文件材料的分类 采用复式分类法，主要形式为： 年度—问题（机构）--保管期限（=要求的保存期限+1年） 年度—保管期限 归档文件保管期限的界定 1、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期。 2、界定原则： A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管。 B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用价值地，列为 长期保管。 C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值地，列为短期保管。 排列：分年度、分保管期限、分类别。 编号：归档规格及填写要求；修整与装订。 * 1、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、档号、内容概要、日期、页数、备注等。 2、档案盒盒脊项目填表，包括：全宗号、年度、保存期限、机构、起止件号、盒号等。（文件夹均需编号，然后在文件柜的检索表上只体现文件夹的编号即可） 3、档案盒封面填写。 4、备考表填写。备考表必须要有，档案如有变更，须在备考表上作好记录。原稿文件不能丢，盖作废参考章保留。 文书文件归档的整理方法与步骤 * 部分名词释意和说明： 1、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。 2、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。 3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。 4、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。 5、档号：机关档案室统一编制，由全宗号、