MM公司采购流程内部控制分析.pptVIP

基本情况和背景介绍： MM公司产品为某种化工工业用料，生产周期较长 其原料X的特征为：易变质，易发生反应，对品质要求极高 很难通过一次性的检验确定原料X的品质 MM公司现在的采购流程： MM公司采购流程内部控制存在的漏洞及后果 MM公司采购流程内部控制存在的漏洞及后果 现为MM公司设计的采购流程： 采购计划控制流程（采购前控制） MM公司采购流程内部控制分析 通过以上控制流程可以实行按最低存量及经济订货批量控制的原材料采购，避免库存积压，而使公司负债增加或不充足的现金流。 可避免原材料X这类容易发生化学反应的原材料由于库存积压还未投料生产就发生反应变质而使公司造成不必要的开支。 订货报价控制流程（采购中控制） 订货报价是采购业务中的核心业务，其中对供应商品的选择又是保证材料成本质量目标实现的重中之重。 询价控制： 采购部门在接到财务部门审批后的请购单，向不同的供应商询价（通常要求两家以上），询价的内容至少应包括价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间以及税率；? 选择供应商： 比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商 。 决定某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表以及不选取具有竞争性报价供应商的证据和不选取低成本供应商的证据，并做好归档。 订购单和订立合同的控制： 对每份订单进行编号，有利于管理，和会计处理。 发出订单前，确保购货订单的有效性。是否有授权人的签字，以及是否经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证。 由独立人员复查购货订单的编制过程和内容，以保证购货订单的正确性。 通过以上订货和报价控制环节，可以预防采购人员与供应商勾结，造成采购价格过高或采购商品质量不合格而使公司蒙受损失；杜绝未经授权的订购，扰乱企业存货结构。 入库验收控制流程（采购后控制） 购入商品或劳务的验收工作必须由独立于请购、采购和会计部门的人员担任。 递交验收部门的购货订单副本中的数量常常被删去，以便提高收货人独立确定数量的可能性，防止收货人不经清点就按购货订单上的数量来填制验收单。 对货物的质量要质检部门进行检验，并在检验报告单上签字，该报告单构成验收单内容，检验报告单要连号。 验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购的资产应负的保管责任，验收人员还应将其中的一联验收单送交财务部门。 ?经收货部门验收合格的商品应交适当的场所存储或直接交使用者 通过以上验收控制环节可以控制以下漏洞： 采购商品和验收的商品不一致 实际采购数额和批准数额不一致 货品质量不合格，防止供应商以次充好 ????退货和折让的控制流程? ??采购部门在接到验收报告后，如发现商品的数量和质量不符合购货订单要求，应及时函告或电告供应商。对于数量短缺的情况，通常要求供应商予以补足。对于质量问题，则应首先通知仓储保管部门不得发放该批商品，其次决定退货或要求供应商给予适当的折扣。 当决定退货时，采购部门应编制退货通知单，同时将退货通知单副本寄给供应商，采购部门在商品退回后，应编制借项凭证,交财务部调整应付账款。 ?由于购货质量而向供应商提出的折让，往往需要同供应商谈判最终解决。企业一般应规定，折让金额必须由授权的高级管理人员批准许可。当合理的折让金额一经确定，采购部门即应编制借项凭单，通知财务部门调整应付账款。 ???应付账款的控制流程? 应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的人员来进行，以保证采购环节中的控制得以有效的实施，防止错误和欺诈行为的发生；? 应付账款的入账还必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行。这些凭证包括发票，请购单，验收部门验收报告单，采购部门的购货订单以及借项通知单等。审核后应签字以示这一控制过程已经完成。? 对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后，应将预付金额冲抵部分发票金额，以记录应付账款。? 对于享有折扣的交易，良好的内控制度要求以供应商发票金额减去折扣后的净额登记应付账款，以防有人在付款时贪污折扣。? 每月月末核对供应商的对账单，此项工作应由财务经理或经授权独立于应付账款明细账的人员办理。任何差异都应予以追查，如追查结果表明本企业无会计记账的错误，必须及时与债权人联系，以便调整差异。? 付款的控制制度? 付款人员必须独立于记录应付帐款的及采购，验收的人员。 加强审核，防止未经核准的款项被支付。对于现金支付的交易，付款部门在付款前，首先必须检查供应商的发票是否盖有“款以收讫”的戳记，以防止款项重复支付。 应审查支付款项是否具备与该款项有关并已取得核准认可的验收报告单。对于应付账款，付款人应检查付款凭证是否经授权人批准，任何付款必须经财务经理签字批准。? 正确的付款和记录。在付款前，应复核