第十二讲秘书“办会”的工作.pptVIP

第十二讲 秘书“办会”的工作 主讲人：山东教育学院中文系 * * 秘书办会工作 绪 论 【教学目的】 了解会议工作的特点、会议工作的基本知识，掌握各类 会议的筹划和组织工作的基本技能；掌握会议文书的写作 。 【教学重点与难点】 重点；如何作好会务工作；难点：会议组织 【教学内容】 第一节?会议事务工作 第二节?会议文书 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 一、会议的含义 （一）是指有组织有领导地商议事情而集会的 一种工作形式。 （二）是指一种经常商议事情并处理重大事务 的常设机构或组织。如全国人民代表大会、中国 人民政治协商会议等。 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 全国人民代表大会 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 二、会议的种类 -- 若按会议的性质分： ⑴立法会议。这是权力机构的会议，如各级人民代表大会 ⑵党务性会议：政党内部召集的会议 ⑶行政性会议：单位召开的执行性，工作性会议 ⑷业务性会议：（专业性会议） ⑸群众性会议，这是非专业性的表达群众的意愿的会议 ⑹交际性会议：旨在增进了解，发展友谊的会议，如会议茶 话会、联欢会、交谊舞会。 十届全国人大常委会审议相关法律、法规。 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 二、会议的种类--电子会议 随着社会的发展，管理活动日益追求高效，会议方式面临 一切严重的挑战，电子会议应运而生。 所谓电子会议，指采用某种通信手段，在各种电子设备的 支持下举行。 不足之处： A、无法目睹别人的反应表情，而这些无声的反应常常是决定生意成功与否的重要因素。 B、若主持人掌握不当，则会使会议变成一连串无聊的独白。 C、成本比传统会议高。 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 三、会议的作用 1、实施领导的重要工具 。 2、领导贯彻民主集中制，实现决策民主化，科学化的必要 手段，要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开 会议来交换意见，研讨问题。 3、各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的 有效方法，此外，会议还有宣传教育作用，研讨作用，表达思想感情作用等。 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 四、会议要素 名称 议题 举办 形式 文书 效果 参与者 地点 时间 主持者 会议 要素 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 四、会议要素 另外还有一些附加要素： 会议 财务 会议 宣传 会议 后勤 会议 附加要素 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 会务工作 五、会务工作的内容 会务工作： 是指从会议筹备善后的一系列工作 。 会务工作的总要求： 充分准备、严密组织、服务周到，确保安全 会务工作的时间划分： 可分为准备阶段，会议进行，会议结束手段。 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 会务工作 （一）会议的准备工作 1、安排议题，确定步骤 拟题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任 务，安排议题，要收集和筛选。 安排议题须注意三点： 一是要将讨论同类性质的问题放在一起 二是按轻重缓急程度 三是必威体育官网网址性较强的议题放在会议后面 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 会务工作 确定会议步骤： 即议程、程序、日程 议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础。 程序是对会议各项活动（如各种议式、报告、发言、活动等） 按先后次序做出安排（由领导审定） 日程是对会议活动逐日做安排，是程序的具体化。 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 会务工作 2、拟定与会人员范围或名单 ⑴有固定成员的例会 ⑵担任一定职务的人参加会议 ⑶与会代表须通过选举或推举产生的会议 ⑷由单位指派出席人的会议 ⑸各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等。 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 会务工作 3、办理会议报批手续 比如有地区规定：“赴外地开会，会期2天以上，人数31 人以上必需批准”。 4、发会议通知 及时、准确 5、准备会议文件与材料装袋、分发、必威体育官网网址 秘书办会工作 第一节 会议事务工作 会务工作 6、选择和布置会场 开会要借助于一定的场所，会场诸方面条件的好坏，舒适 程度的高低，对与会人员的心理起到不可忽视的作用，而与会 者的心理状，直接影响到会议效果，因此要重视会场的选择和 布置。 选择会场要结合开会人数和会议内容来综合考虑，须： 大小适中——太大显得松散，太小显得小气。 地点适中