南大之星档案管理软件.doc

南大之星档案管理软件 使用说明书目 录 第一章 档案管理 2 第一节 创建数据库 2 1．1 创建新档案表 2 1．2 档案表操作 5 第二节 档案著录 8 2．1 添加文件/案卷 8 2．2 案卷或文件操作 12 2．3 档案信息文件的上载与管理 14 第三节 目录打印 23 3．1 打印范围的确定 23 3．2 打印目录模版的选择及具体设置 24 第四节 档案整理 31 4．1 档案信息的合并 31 3．2 档案表内调整文件/案卷 32 3．3 档案表之间调整文件/案卷 36 第五节 档案查询 37 5．1 综合查询 37 5．2 表内查询 38 第六节 档案信息统计 39 第七节 档案信息共享及权限控制 43 7．1 信息共享及权限控制 43 7．2 关于访问权限设定的解释 44 第八节 鉴定销毁 46 第九节 档案借阅 47 9．1 实体借阅 47 9．2 归档与借阅信息管理 51 9．3 利用统计 53 第十节 系统功能常见问题及解决方案 54 10.1客户端上传打印插件安装解决方案 54 10.2 打印问题解决方案 56 10.3 电子文件转换失败解决方案 57 第二章 其它功能 58 第一节 收件箱管理 58 第二节 业务交流 60  第一章 档案管理 由于该系统是浏览器、服务器结构的系统，客户端只要通过浏览器就可以登录档案系统。在浏览器的地址输入框中输入档案系统的IP地址或域名，即可进入档案管理系统。 创建数据库 用户成功登陆“档案网络管理系统6.0”后，系统自动进入“档案信息管理”的功能接口， 1．1 创建新档案表 点击上图下侧的“创建新档案”按钮，系统自动弹出一个“添加新档案表”的窗体。如右图所示： 表代码：用户输入供系统识别的新档案表的代码。图中输入的代码为：“NDXJ”。 档案表名称：用户自定义的新档案表的名称。图中输入的名称为“学籍档案”。 档案表分类设置：用户可以选择当前所创建的新档案表将要归入哪一类中，图中选择的是类是“qq”。或者选择“添加到新分类”，然后给这个新分类起个名字。如下图： 注：一般用户没有设置档案表分类的权限，有创建档案表权限的用户可以设置自己创建档案表的分类。 类型：用户可设定所建档案表的类型分别为档案、收文、发文，便于用户管理。上图中设定的类型为：“档案”，使用默认即可。 著录模版设置：可以分别在文件和案卷后面的下拉列表中选择所需的模版。如下图，并且可以预览，看是否符合要求。输入模版，指的是著录档案信息时所需著录项目与名称的固定组合。输入模版可以创建与配置（参看“系统设置管理”中的“输入模版”），以供创建新档案表时选择，表建立后仍可以更改其著录模板，不同模版的档案表不能相互转移数据。建议使用默认模版。 档号检查：在新建档案表或是对已有档案表进行修改的时候都可以对其“档号检查”进行设置，它包括“不检查档号唯一性”、“表内档号唯一”、“类目下当好唯一”等属性，如下图所示： 权限设定：用户可根据自身实际情况设定不同的访问者对所建档案表的访问权限。图中对“所有人”、“本部门用户”、“本人”的访问权限分别默认作了设定。这里以及下文所使用的“用户”与“人”均指登陆本系统时的具体帐号，每个帐号都归属某个具体的“部门”，都有相应的可以控制的权限。属于部门档案馆的系统管理员（帐号：dba）为默认的唯一的有最高权限用户。用户与部门的创建与设置参看“系统设置管理”中的“用户管理”、“部门管理”。 备注：用户可选择是否输入对所建新档案表的基本情况说明以方便使用。例如可以在上图中对新建档案表做个“学生学籍档案”的备注。 重置：如果用户需要对以上基本信息加以改动，可鼠标左键点击窗体下方的“重置”按钮清除已输入的信息进行重新输入。 完成：以上基本信息输入完毕，用户核对无误后，可鼠标左键点击窗体下方的“新建”按钮，系统自动弹出“档案表建立成功！”的对话框。如下图： 点击对话框下方的“确定”按钮，系统即可按照用户所输入的基本信息，自动创建一个新的档案表。如下图。 上图中可以看到一个名为“学籍档案”的新档案表被创建出来，有关这个新档案表的基本信息都一目了然的反映出来，如：“文件数”“所属部门”“创建人”“创建时间”“权限”“标引”“档案数据表操作”等。 “文件数”是根据档案表中的案卷或文件数量及时更新的（包含本表被删除的放在回收站里的文件）； “所属部门”和“创建人”是系统根据创建新档案表时登陆人的基本信息自动设定； “创建时间”是系统根据用户创建新档案表时的系统时间而设定； 其余信息则是系统根据用户在“基本信息输入窗体”中的所填内容进行设定的。 1．2 档案表操作 一个新的档案表创建完成后，就可以对它进行一系列的操作： 仍以上图为例，在完成创建新的档案表后，用户将鼠标停在某一栏上