办事处管理规章.doc

办事处管理规章 XXX有限公司  目 录 一、 办事处管理制度 ---------------------------------------------- 1 二、 办事处财务制度 ---------------------------------------------- 2 一、办事处管理制度 为加强公司驻外办事处正常开展各项工作，达到“有序、规范、高效”的管理目标，特制定本管理制度。 1、 遵守公司各项规章制度，尊重与服从办事处经理的工作安排。 2、 准时上班，不迟到、不早退，尽心尽责完成公司下达办事处的各项任务。上班时间为： 9：00-12：00（上午），13：00-18：00（下午）。每月休假2天。 3、 全员应自觉遵守行政纪律制度，每天自觉登记考勤表。需请假或休息时要自觉填写《请假单》，必须提前申请，经由办事处经理批准后方可请假或休息。超出休假天数，应事先填写《请假单》传真回公司审批。不允许同时有两个人在同一天内请假或休息。 4、 办事处各项表单必须按规定的时间传真（或邮寄）回公司，以便公司及时了解办事处的工作情况。 5、 同事之间应友好相处，互相帮助、互相促进、扬长避短，全面提高办事处管理，提升工作效率。 6、 外出洽谈、开发新业务，应及时填写《客户洽谈记录表》。 7、 所有客户除正常业务沟通外，每星期保持三个问候电话、一次登门拜访，了解销售情况，避免客源流失。 8、 虚心接听每个客户的良好意见，结合我司及自己外出实际工作情况，每月最少一次如实编写业务工作报告与良策建议书提供经理审核。经理综合整理该办事外人员的工作报告心得，将整体反馈情况带回公司述职与汇报工作进程。 9、 对公司现有客户，无论业务量大与小，其员工职位高与低，都应一视同仁，热情接待，长期保持御象品牌特有的阳光政策来笑迎客户。做到客户满意，才是我们真正的服务。 10、办事处全体员工都应维护、配合好每个客户，并与之保持良好关系，做到“客户至上，服务第一”。对于每一个售后维修服务，应迅速及时地配合与完成，让客人真正感觉“御象服务、与时进步”。 11、办事处全体员工都应维护办事处的商业秘密，同事之间不得有说长道短现象，注意个人卫生，维持办公室干净、整洁，下班后应关闭门、窗、水、电等，做好防盗安全工作，不得随便携带无关人员在办事处内逗留与留宿。 12、保持办事处展厅陈列产品干净、整洁、让人永远感觉洁净如新。库存产品应堆放整齐，做到月清日盘，确保产品供应市场之所需。 二、办事处财务制度 为加强公司驻外办事处资产、费用及销售管理，保证财产安全，减少经营风险，确保办事处能“有序、规范、高效”运作，特制定本财务制度。 1、 结算时间 1-1 统一费用开支、预算、销售、回款、欠款、及存货盘点的时间口径，将每月时间段界定为当月1日到当月31日。 2、 存货管理 2-1 各办事处设仓管文员，负责本办事处存货管理。仓管由公司财务部和办事处双重管理。 2-2 发货流程：办事处（传真定单）→市场部（审核转交定单）→仓管。 2-3 公司给办事处发货时，由仓库开具《送货单》随货发运；办事处收货验收后，在《送货单》上签收并传真回公司财务部备查。 2-4 各办事处对外发货时，须有仓管员开具《送货单》： 2-4-1 送货单一式四联，仓库联、客户联、回单联、会计联。 2-4-2 送货单上须仔细填写客户名称、地址、联系电话及产品的名称、规格、型号等，并由业务员及客户签名或盖公章。 2-5 发生销售退货时，须填写《退货单》，并详细注明客户名称、地址、电话、规格、品种及退货原因，并由办事处仓管、业务员及客户签名或盖公章。 2-6 办事处仓管应设立存货帐，根据收货时公司开具的送货单，发货时业务员开具的送货单或退货单登记存货帐。 2-7 每月31号，各办事处仓管文员、办事处经理应对存货进行盘点。仓管文员编制盘点表，经办事处经理审批后，三天内传真到公司。 2-8 各办事处的存货，由财务部设存货帐进行统一监管。财务部负责核对： 2-8-1 办事处盘存表、本期入库数与公司发货数是否相符。 2-8-2 盘点表出库数与办事处送货单、退货单、实际盘存数是否相符。 3、销售、货款管理 3-1 各办事处实行收支两条线。严禁坐支现金，收到货款应及时、足额存入指定银行帐户，不能挪作他用。 3-2 办事处各业务人员收到货款必须全部交给仓管文员，由文员及时汇回公司。 3-2-1 文员从业务人员手里收钱后，应在收据的财务联、存根联上签名注明货款已收。 3-2-2 文员汇款前，应列出每笔汇款的明细，连同汇款单交办事处经理签名。 3-3 各办事处应于每周日前，将本周的《应收货款周报表》传真回公司。 3-4 公司财务部必须每周与办事处进行来往帐核对。 3-5 付款