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GB/T28001-2001管理体系培训 管理体系文件编写 主讲: 国家注册高级咨询师 肖礼先 第一节 概述 文件包括信息及其承载媒体。管理体 系文件是组织的管理体系的载体，是组织 沟通意图、统一行动的工具。编写文件是 一个组织贯彻、实施管理体系标准，建立 管理体系的重要基础工作，是一项增值的 活动。管理体系文件的编制是组织建立管 理体系的重要过程之一。 一. 与文件有关的术语和定义 1.文件：信息（有意义的数据）及其承载媒体。 2.管理手册：规定组织管理体系的文件。 3.程序文件：含有程序(为进行某项活动或过程所 规定的途径) 的文件。 4.规范：阐明要求的文件。 5.记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动(已 从事的活动) 的证据的文件。 6.管理计划：对特定的项目、产品、过程或合同， 规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文 件。 二. 管理体系文件的作用 1.详尽描述管理体系要求； 2.确保过程的重复性和一致性； 3.确定组织的管理方针、管理目标； 4.规定组织各职能各层次的职责与权限； 5.使管理者和员工达成共识； 6.向相关方证实组织的能力； 7.提供符合性的客观证据； 8.为管理体系审核提供依据和客观证据； 9.保证管理体系的完整性、连续性和持续改进。 四. 管理体系文件的范围 1.管理方针和管理目标； 2.管理手册； 3.程序文件； 4.作业指导书； 5.规范； 6.记录(表格)； 7.外来文件； 8.其他文件：如管理计划、生产工作计划、 应急预案、内部沟通文件等。 五. 管理体系文件编写的基本要求 1.法规性 ①符合管理体系标准的要求； ②符合适用法律法规和其他要求； ③符合组织活动、产品或服务的特点和 运营实际； ④符合一体化管理的要求； 2.层次性和规范性； 3.实用性、有效性和充分性； 4.动态性。 六. 编写依据 1.管理体系标准； 2.相关法律、法规和其他要求； 3.组织现行操作惯例、规章、制度， 如规范和作业指导； 4.现有其它相关管理体系文件(手册、 程序文件、作业文件)。 七. 文件编写基本原则 1.写组织应做的——组织应该做的要写到 文件必须符合GB/T28001-2001的要求、适用的法规和其他要求。 2.做文件所写的——文件写的要做到 （做不到的要知道） 文件必须具有可操作性，与组织的活动、产品或服务特点相结合。 3.记组织所做的——做过的要作好记录 文件必须具有条理性，做什么、记什么描述清楚。 4.文件应具有系统性、逻辑性和规范化 5.与其他相关的管理体系文件相协调 八. 编写体系文件的基本活动（示例）： a) 进行适用的管理体系标准以及文件编制培训； b) 对危险源及风险进行识别、评价及控制策划； c) 收集确认适用的法律法规及其它要求； d) 收集现有管理体系和过程的数据； e) 列出现有适用的管理体系文件，确定其可用性； f) 从运作部门寻求并获得其他源文件或引用文件； g) 对管理体系文件进行策划，确定文件要求； h) 编制覆盖管理体系范围所有过程的流程图； i) 分析流程图识别可能的改进并实施； j) 使用其他适宜的方法完成管理体系文件； k) 确认、评审和批准这些文件。 九. 编写步骤 1.策划 ①调查分析管理现状，收集相关文件 ②确定文件结构和清单 ③确定体系结构图、职能分配表 ④确定文件格式 2.起草文件 3.评审、修改、定稿。 4.报批。 第二节 管理体系文件的策划 管理体系文件的策划，是文 件编写的基础： 一. 确定体系文件结构和层次 二．初始评审 三. 确定组织结构和职能分配 一.确定体系文件结构和层次 根据ISO 10013 质量手册编制指 南中的建议 二．初始评审 初始评审是组织建立管理体系的基础。目的是： 1.明确适用于组织的法律、法规及其他要求、以往的 符合性； 2.识别组织的产品、活动或服务过程及其中的危险源， 并进行风险评价和风险控制策划； 3.评审现有的组织机构、职责划分以及现有职业健康安 全管理制度、惯例和程序的适用程度和有效性； 4.明确相关方的观点和要求； 5.为文件