工程档案管理规定(试行版).docVIP

合生创展集团公司 工 程 档 案 管 理 规 定 （试行版） 二○一○年十月 1、目的 为了加强对全集团工程档案管理，规范工作流程，确保工程档案的完整、准确、系统，有效地保护和利用档案，使工程档案资源更好地服务于公司的改革与发展，特制订本规定。 2、适用范围 本管理办法适用于集团工程档案管理工作。 3、引用标准和相关文件 3.1 《中华人民共和国档案法》 3.2 《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009 3.3 《北京市建筑工程资料管理规程》DB11/T695-2010 3.4 集团下发的《工程管理办法（2010-07修订版）》 4、定义 4.1 企业档案：是指企业在生产经营和各项管理活动中形成的对国家、社会和企业具有利用和保存价值的各种形式的文件材料。 4.2 工程档案：在工程项目前期立项、施工、竣工过程中形成的具有保存、查考价值，应归档的各种工程资料。 4.3 立卷归档：是指将办理完毕具有保存价值的文件材料按其形成规律和内在联系分门别类进行系统整理、保存的过程。 4.4 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 4.5 件：是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报告与批复为一件。 4.6 案卷：是由互有联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 4.7 电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。 4.8 电子档案：是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持产品软件、硬件说明和相关数据。 5、各级公司工程档案管理职责 5.1 根据《档案法》等有关法律、法规和其它政策性文件，集团工程管理中心制定本集团工程档案归档管理制度，并对各级工程档案管理工作进行监督、检查和指导。 5.2 地区总经理为地区档案第一负责人，地区工程管理中心总监为地区工程档案第一负责人，全面负责地区工程档案管理工作，对项目工程档案管理工作进行监督、检查和指导，组织互检，并定期指派工程资料管理人员到所属项目公司对工程文件立卷归档移交情况进行巡检，特别是工程文件准确性、完整性状况，发现问题及时上报并提出整改意见。 5.3 项目总经理为项目档案第一负责人，项目工程负责人为项目工程档案第一负责人，全面负责项目工程档案管理工作，严格加强本项目工程档案管理，提升员工对档案重要性认识，督促本项目档案管理员及时进行工程档案归档及台帐登记。 5.4 地区公司、项目公司工程档案管理人员必须持证上岗，并定期参加当地建设部门组织的工程资料培训。 5.5 地区公司根据本地区负责参照本管理办法建立本地区项目所有工程档案的保管、必威体育官网网址、鉴定、统计、借阅等管理制度的细则。 5.6 地区公司负责验收并接收项目移交的已竣工程档案，负责长期保管、必威体育官网网址、鉴定、统计、借阅等工作。 5.7 项目公司负责本项目工程全过程档案的收集、签认、整理、保管、必威体育官网网址、鉴定、统计和提供利用等工作，地区公司负责定期检查跟踪，并形成记录。 6、工程档案人员配备及岗位职责 6.1 人员配备：地区档案室配备具备相应资格的专职档案管理人员，各项目档案室根据文件材料形成、收集、整理和归档的需要配备专职档案管理人员。 6.2 岗位职责：档案工作人员应持证上岗，热爱档案工作，忠于职守、遵纪守法、严守档案机密，具有相应的档案专业知识和业务能力。 7、档案工作的基本内容 7.1 收集： 7.1.1将项目在各项管理工作中形成的应归档案文件材料、资料收集齐全。 7.2 整理 7.2.1 分类 工程档案分类原则：以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 工程档案设置两个一级类目即：《建筑工程资料管理规程》规定的工程资料类和集团内部资料类。详见附表《工程资料归档范围和分类表》。 工程档案分类中的二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。 7.2.2 立卷方法： 归档文件以件为单位进行装订、分类、编目、装盒，使之有序化，装订时使用不锈钢钉书针。文件左侧、下侧对齐。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转文在后；批复在前，报告（请示）在后。页数的计算为正本与定稿的合计，以次类推。 工程资料组卷，详见《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009，以各地区现行标准为准。 特殊载体档案按年度分荣誉档案、声像档案、电子档案和印章档案以件为单位立卷。 7.3 保管 7.3.1 保存档案必须有专门库房和专用柜架，各种门类档案相对集中存放，案卷的排列科学有序，自左向右、自上而下地进行。柜、架应注明标识，方便利用、便于存取。 7.3.2 施工设计图纸存放应平放或卷放。