海悦星级酒店行政管理制度.docVIP

z海悦酒店规范化管理文件 文件名称：行政管理制度（暂行） 文件编号：HG-01-F-002 版本-修订记录：0—0 修改摘要： 来源于：房地产E网-/ 正文见下页倍讯易 / 深圳z海悦酒店有限公司 行政管理制度（暂行） 第一章 总则 一、为规范酒店行政管理工作，使各项行政业务有章可循，按章办事，提高行政管理水平和行政工作效率，特制定本制度。 二、本制度涉及的酒店行政管理工作包括印章管理、公文管理、部门工作联络管理、档案管理、会议管理、通讯设备管理、来信来访接待管理、办公环境管理、出差管理等。 三、酒店总经办为酒店行政管理工作的主要责任部门。 第二章 印章管理 一、酒店印章包括酒店司章、酒店专用章、部门章和私章。 1、酒店司章：指酒店法人公章。 2、酒店专用章：指酒店对外公务活动中使用的专用公章，包括财务专用章、合同专用章、票据专用章等。 3、部门章：指仅限于酒店内部使用的酒店各辖属部门的公章。 4、私章：指酒店对外公务活动中刻有酒店法定代表人、财务负责人名字的私人印章。 二、酒店印章统一归口总经办到公安部门指定的公章刻制点刻制，任何部门或个人未经批准不得擅自刻制酒店印章。各部门因业务需要刻制或更换印章时，须提出书面申请报总经办审批。审批同意后，由总经办统一办理。 三、经刻制的印章使用前，总经理秘书须在《印章管理簿》(见附件一)上登记备案，再交由相关使用部门负责人签字领用。登记备案时，总经理秘书须注明印章保管人。保管人如有变动，总经理秘书还须及时更改记录。 四、印章保管部门及保管人分别为： 1、酒店司章、酒店合同专用章由总经办行政助理保管； 2、部门章由各部门行政秘书保管； 3、酒店财务专用章、票据专用章和法定代表人、财务负责人私章，由财务部分别指定专人按财务印章分管原则保管； 4、印章保管人须将印章固定放置于安全处。未经部门负责人批准，印章保管人不得将印章交由他人保管。 五、除财务专用章、票据专用章、法定代表人和财务负责人私章的使用按有关财务印章使用规定执行外，其它印章的使用，印章保管人须建立《印章使用登记表》（见附件二）。因工作需要盖印时，印章保管人应详细登记盖印日期、盖印用途等，经申请盖印人签名、相关负责人批准后方可盖印。 1、凡以酒店名义对外签署的合同、协议、证明、担保书、财务报表、承诺书等重要公函，须经总经理或常务副总经理审批同意并登记备案后方可加盖酒店公章或合同专用章； 2、年审申报资料、政府主管部门要求填报的统计报表（财务类除外）、一般公函等公文须经分管业务副总经理审批同意并登记备案后方可加盖酒店公章； 3、凡酒店内部部门之间往来公函需盖部门章时，须经相关部门负责人批准后方可盖印。部门章一律不得用于对外业务。 六、未经批准，印章保管人不得擅自携带酒店公章外出。特殊情况须携带外出使用时，携带人须提出书面申请，经总经办审批同意后方可携带。携带酒店公章外出，须有两名以上公务人员同行（含公章携带人）。携带人须对酒店公章的正确使用和安全保管承担责任。 七、印章因业务需要或因使用原因须报废时，使用部门须提出书面申请报总经办审批。审批后，由总经办统一收回并按政府主管部门有关印章管理规定及时作销毁处理。 第三章 公文管理 一、酒店公文按性质划分为公司公文和部门公文。 1、公司公文指经总经办批准并以酒店名义对酒店内外相关单位或部门签署和发送的酒店红头文件、规范化管理文件、合同（协议）、会议纪要、通知等； 2、部门公文指酒店内部部门之间的往来公文。部门公文管理按本制度第四章“部门工作联络管理”的有关规定执行。 二、酒店公文按形式划分为纸书公文和电子公文。 1、酒店对外往来公文，酒店与外单位联签的合同（协议）、文件、会议纪要，酒店各部门无法以电子文件形式呈报的公文等，一律以纸书公文形式呈报和传递； 2、酒店规范化管理文件、红头文件（内部传送）、内部会议纪要、通知、审批工作流等，一般通过酒店局域网以电子公文形式呈报和发送。 三、各部门因工作需要撰写公文时，应由部门负责人指定人员拟稿。拟文须规范、切题、简练、清晰、准确。拟文完毕，在公文首页附上《文件审批表》（见附件三），经部门负责人签署相关意见后，送交总经理秘书统一呈报。 四、公文修订与审批 （一）纸书公文： 1、内部公文：总经理秘书收文后，须及时校对、初审公文条款或内容： 1）不需修改时：加编文号及处理意见，注明公文类别及审核人、审批人——相关部门负责人加签意见——总经理秘书送审核人审核——总经理秘书送审批人审批。一般公文须于五个工作日内批复，急件须于两个工作日内批复，加急件应于当天或在呈送部门要求时间内批复。 2）需修改时：总经理秘书及时返回相关部门修改或重新拟文。再报按1）款处理。 2、外来公文：总经