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JIU/REP/2013/2 联合国的记录和档案管理 撰 写 人 热拉尔·比罗 联合检查组 2013 年，日内瓦 联 合 国 JIU/REP/2013/2 Chinese Original: English 联合国的记录和档案管理 撰 写 人 热拉尔·比罗 联合检查组 联 合 国 2013 年，日内瓦 JIU/REP/2013/2 执行摘要 联合国的记录和档案管理 JIU/REP/2013/2 联合国目前的政策和程序以及现行的相关组织安排都无法在总部或外地实现 有效的记录和档案管理。联合检查组(联检组)从以下两个方面出发，深入研究了 这一问题：保存机构记忆；工作流程的效率以及业务事务、决策进程和风险管理 方面的问责制和透明度。本报告的主要对象不限于专业信息管理干事，因为其中 载列的建议有助于让决策者、各级管理者以及从事重大活动的工作人员更好地认 识到有效的记录和档案管理的重要性，这种管理是善治的重要组成部分，是实现 高效行政程序的先决条件，同时也是增强知识管理的基础，能够跨越多个领域为 联合国各实体的多个层面带来好处。 需要巩固监管框架 本报告重点强调迫切需要更新和巩固联合国各实体适用的记录和档案管理监 管框架。应当重新安排这些监管框架，整合成一套全面、明确的原则、规则和重 视实践的程序，涵盖文件的整个周期(建议 1)。这一前提条件将确保在特别制定 的记录和档案管理方案的基础上，在所有实体严格执行这些原则(建议 2) ，有必 要持续地充分培训各利益攸关方(全体工作人员、管理者以及记录和档案管理协 调员) ，并进行有效的监测(建议3)。 其中一个主要挑战是，如何确保实行的政策和程序能让所有记录(纸质、数 字记录和基于其他技术的记录)都按照相同的原则得到处理，尽管这些记录在格 式和特征方面存在显著差异。众所周知，采集、管理和存储记录的工具大相径 庭，但为了确保使用方面的总体一致性，应当遵循相同的原则处理所有记录。由 于其高级管理层和成员国做出了强有力的承诺，一些国际组织已经做到了这一 点。 需要大幅改进纸质和电子形式的记录做法 目前，联合国的记录和档案管理安排的特点是，方法各自为政，政策原则执 行不一。在采集、处理和保存作为档案的纸质记录方面存在挑战，这意味着不清 楚是否采集了具有重大行政、法律或历史价值的记录，并将这些记录移交给共同 保管处进行适当保存，或者不清楚这些记录是否已经遗失。 GE.14-00531 iii JIU/REP/2013/2 数字记录缺乏动态管理，而且记录和档案管理原则未能