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第十章　项目采购管理 项目采购管理目标： 1.理解好的项目采购管理的重要性 2. 理解采购管理的主要过程 3. 理解采购计划编制 4. 理解询价计划编制和询价 5. 如何选择供应商及进行合同管理 项目采购管理内容提纲 1.采购管理的重要性 2.采购计划编制 3.询价计划与询价、议价 4. 供应商的评估与选择 5. 合同管理和合同收尾 采购管理及其重要性 采购（outsourcing,purchase）就是从外界获得产品或服务。采购让项目经理把重点放在核心业务上，得到技能和技术。通过从外界获取资源，组织可以在需要的时候获得专门的技能和技术。还可以： 1.提供经营的灵活性。在企业工作高峰期利用采购来获取外部人员，比起整个项目都配备内部人员要经济得多（DELL外包、后勤外包）。 2.提高责任性。合同是一份要求卖方承担一定产品或服务的责任、买方承担付款给卖方的责任，相互约束的协议。由于合同在法律上具有约束力，所以卖方对按合同规定交付工作更能负起责任。 一份实例的软件项目合同 采购管理及其重要性 许多成功的利用外界资源的IT项目，常常归功于好的项目管理采购。 IT项目采购管理一般包括以下主要过程（内容、知识点）：采购计划编制，询价计划编制，询价，承包商选择，合同管理，合同收尾。 其关键输出如下图： 项目采购管理内容提纲 1.采购管理的重要性 2.采购计划编制 3.询价计划与询价、议价 4. 供应商的评估与选择 5. 合同管理和合同收尾 采购计划编制 采购计划编制，它确定项目的哪些需求可以通过采用组织外部的产品或服务得到最好的满足。 采购计划包括：决定是否要采购；如何去采购；采购什么；采购多少；以及何时去采购。 对于大多数项目来说，在采购计划编制过程中，考虑周到并具有创造性是很重要的。采购工作通常由公司的采购部门而非信息管理部门主导。 采购计划编制 采购计划编制所需的输入包括： 项目范围和产品说明书 市场条件 约束条件和假设 举例：外请SAP的顾问公司 工作说明书 工作说明书（SOW）是对采购要求完成的工作的描述。SOW足够详细地描述了工作，以便让潜在的供应商决定他们能否提供所需的产品和服务，以及确定一个适当的价格。 SOW应当清楚、简洁而且尽量完整，它应描述所要求的全部服务，而且包含绩效报告。 SOW内容举例 1．工作范围：详细地描述所要完成的工作。详细说明所用的硬件和软件以及工作的确切性质。 2．工作地点：描述工作进行的具体地点。如详细说明硬件和软件所在地，以及供应商员工必须在哪儿工作。 3．执行期限：详细说明工作预计何时开始、何时结束、工作时间、工作必须在哪儿完成，以及相关进度信息。 4．可交付成果时间表：列出具体的可交付成果，详细地描述它们，并详细说明何时能到位。 5．适用标准：详细说明与执行该项工作有关的任何特定公司或行业的标准。 6．验收标准：描述买方组织如何确定工作是否能被接受。 7．特殊要求：详细说明任何特殊的要求，比如硬件软件产品质量保证书、人员最低学历或工作经验、差旅费要求，等等。 IT项目采购管理内容提纲 1.采购管理的重要性 2.采购计划编制 3.询价计划与询价、议价 4. 供应商的评估与选择 5. 合同管理和合同收尾 询价计划编制，包括拟订采购所需产品的相关文件（询价单和规格，SOW），识别潜在的供应商。 询价，包括获得报价（乙方）、标书（乙方）、出价（甲方），或合适的工作建议书。它通常包括广告会、投标会的召开，以及获得工作建议书或标书。但偶尔也有不采用正式的询价过程而进行的项目采购。 询价计划编制输出：包括准备询价所需的文件和确定合同签订的评判标准。最常见的两种询价文件是RFP（request of proposal）征求建议书和报价邀请书（RFQ，request for quotation ）。 RFP是一种用于征求潜在卖方建议书的文件。即发单人向数家承包商征求解决方案建议时，向外招标发放的一种文件。 　　买方组织应该从卖方着想，确保在RFP中包括了所需的足够的信息。是否能根据RFP提供的信息做出一个好的建议书？是否能根据RFP确定具体的定价和进度信息？ IT类项目RFP基本内容 Ⅰ.RFP的目的 Ⅱ.组织背景 Ⅲ.基本要求 Ⅳ.硬件与软件环境 Ⅴ.RFP过程的具体描述 Ⅵ.工作说明书和工作进度信息 Ⅶ.可能的附录 当前系统概览 系统要求 规模与大小数据 承包商答复RFP的要求内容 合同样本 项目采购管理内容提纲 1.采购管理的重要性 2.采购计划编制 3.询价计划与询价、议价 4. 供应商的评估与选择 5. 合同管理和合同收尾 供应商的评估和选择 供方选择，包括从潜在的卖方中进行选择。这个过程包括评