文件编写管理办法(1).docVIP

成渝钒钛科技有限公司 支持性文件 CFGS（A）0401.1-15 文件编写办法 A/0 受控状态： 分发编号： 编 制 人：陈 瑜 初 审 人：王 学 良 审 核 人：代 宾 批 准 人：袁 勇 实施日期：2015年02月09日文件编写办法 1 目的 为规范体系文件的统一编制、标识及管理，达到编写体系文件规范化、标准化的目的，特制定本办法。 2 适用范围 适用于成渝钒钛科技有限公司所属各单位以及代管、托管单位所有文件资料的编制和审定。 3 内容及要求 3.1 手册的编写 3.1.1 手册的编写依据 以GB/T19001、GB/T19022、GB/T24001、GB/T28001标准以及国家有关法律、法规为依据，满足管理体系要求，并结合本公司实际，反映各项管理工作特色。 3.1.2 手册的格式 手册由手册封面、手册目录、手册章节、文件更改记录组成。 3.1.2.1 手册封面格式：见附录A。 3.1.2.2 手册目录格式：见附录B。 3.1.2.3 手册章节格式：手册章节（封面及刊头见附录C），每章节的内容应包括： a) 目的； b) 适用范围； c) 职责； d) 概要。 3.1.2.4 文件更改记录格式：见附录D。 3.2 程序文件的编写 3.2.1 程序文件的编写依据 依据成渝钒钛公司设置的管理模式、管理体系标准、国家有关的法律、法规、标准、规范及公司的方针、目标编写。 3.2.2 程序文件的编写要求 3.2.2.1程序文件是具体规定体系要求展开的各项活动的程序和方法，具体规定某项活动的目的和范围，应做什么，由谁来做，何时、何地和如何做，应使用什么材料、设备、方法和文件；以及如何对活动进行控制和记录等方面的内容。 3.2.2.2要注意各个程序文件上下左右的衔接，程序文件必须与管理手册规定的内容一致，各个程序文件与支持性文件之间的协调一致。 3.2.2.3 文字表达应规范、简练、明确、易懂，不使用模棱两可容易引起误解的语言，尽可能采取定量描述的方法。 3.2.2.4 该说的要说到，说到的要做到，对要做到的应规定填写记录，编写的文件要有可操作性。 3.2.2.5 对适用的管理制度和作业指导书等文件可直接引用，要写明引用文件的名称、编号和条款。 3.2.2.6 程序文件条款号采用阿拉伯数字编排，以四位数为限，若有更具体的内容是并列关系时，采用英文的小写加半括号编排如a）；b）；c）......表示；在a）；b）；c）......中如仍需分段叙述，则用(1)；(2)；(3) ......表示。 3.2.3 程序文件的编写格式 程序文件由程序文件的封面、内页各页刊头（见附录E）以及程序文件内容组成。 3.2.3.1 程序文件的封面及内页各页刊头格式：见附录E。 3.2.3.2 程序文件的内容 a) 目的：简要说明成渝钒钛科技有限公司经营思想及方针、目标对该过程的要求，为什么要开展本文件所规定的该项活动； b) 适用范围：规定本程序文件的应用领域（涉及或不涉及的部门或活动），对程序适用性的说明应由下列词句开头：“适用于......”，或“本程序适用于......，也适用于......”； c) 职责：明确本程序文件中规定活动的归口管理单位；确立实施程序文件中规定活动的责任单位或人员的职责和权限，并与管理手册所描述的相应要素中的职责保持协调一致。 d) 活动流程： （1） 制定工作内容，按照工作过程的各个环节的先后顺序一步步地具体阐明工作内容和要求，列出开展此活动需要做的事情，必要时辅以流程图和表格说明； （2） 规定各个环节的输入、输出内容，具体规定由谁（什么单位和/或岗位)在何时，做什么，为何做，做到什么程度，达到什么要求，如何控制、形成什么记录以及与其它活动接口处的协调措施； （3） 注明特殊情况的处理办法。 e) 引用支持性文件： 阐述本程序需制订或依据的相关文件（指上级的有关规定和同层次的其它程序文件，支持性文件指下层次的支持性文件）。 f） 记录： 明确使用该程序时所产生的记录名称。 g）附录： 文件涉及的相关图表名称，包括本程序产生的工作流程图。 3.3 支持性文件的编写 3.3.1 支持性文件的编写依据 依据成渝钒钛科技有限公司管理手册、国家相关体系标准、国家有关的法律、法规、标准、规程及公司的方针、目标编写。 3.3.2 支持性文件的编写要求 3.3.2.1 支持性文件是手册和程序文件的补充，以阐明具体的要求和方法为主，是为某项活动具体操作提供帮助指导信息的文件，具体规定该项活动的顺序及操作要求、内容及方法，及留下什么记录。其形式有制度、办法、规程、规定、合同等。 3.3.2.2