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漫谈校园公文写作 2009/04/26 意识+责任+技巧 公文写作与处理的意义 公文写作的重要性 关系到公务处理的成效 体现个人办事能力 处理私事与处理公务之比较(一)程序 处理私事与处理公务之比较(一)程序 处理私事与处理公务之比较 (二)考量因素 举例——以购买沙发为例 举例——以购买沙发为例 文章“四分法” 理论文体 文学文体 新闻文体 应用文体 文章“三分法” 几个需要注意的问题 关于引文 引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。 关于结构层次序数 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 关于简称 使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 关于数字 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 关于用纸 （1）自2001年1月1日起统一使用A4型纸（210毫米×297毫米）。 四边都有留空处： 天头（37毫米±1毫米）、地脚、订口（28毫米±1毫米）和翻口。除此之外为版心（156毫米×225毫米）。 （2）排版规格和要求：3号仿宋体字，一页22行，每行28字。 （3）装订要求：左侧装订。 公文基本格式 公文页边与版心 专用词语 （一）事务性用语 称谓用语： 第一人称：我、本、我们； 第二人称：贵、你、你们； 第三人称：该 经办用语：后经、均经、未经、业已、已经、业经、兹经。 引述用语：收悉、悉、接、前接。 期请用语：请、请批示、请指示、请回复、请核示、希、希望、望、希予。 表态用语：同意、不同意、照办、可行、不可行、必须、禁止。 征询期复用语：是否、当否、妥否、特此、为盼。 综述过渡用语：为此、对此。 结尾用语：为要、为荷、特此通告（通报、函复、函达）。 其他用语：定于、定期、即可、届时、如期、审批、事宜、务须、切勿、以资、兹有等。 （二）常用介词 表目的：为、为了 表原因：由于、因、因为 表方式：在、通过、随着、遵照 表对象、范围：对、对于、将、除了 表根据、方式：根据、依照、遵照、通过。 公文常用特定用语简表1 公文常用特定用语简表2 注 意 语 气 注意用词 例：形容相貌 公文的行文规范 行文关系 　　行文方向与方式 例文部分 行政文秘人员的主要工作 辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作 結語 格式正确 条理分明 要言不繁 用词精准 小测试：你适合做文秘吗？（表二） 序号 检测内容 良 一般 差 8 能代表上司出席大会并讲话，准确恰当地表达上司的意见。 ? ? ? 9 ? ? ? 10 上司外出时能主动主持办公室工作。 ? ? ? 11 良好的职业道德和强烈的进取心。 ? ? ? 12 精力充沛。 ? ? ? 13 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排） ? ? ? 14 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。 ? ? ? 及时将机构内外部信息传递给上司。 小测试：你适合做文秘吗？（表三） 序号 检测内容 良 一般 差 15 有组织观念和团队精神。 ? ? ? 16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。 ? ? ? 17 能参与机构具体项目的开展。 ? ? ? 18 积极主动而非被动工作。 ? ? ? 19 懂办公室内财务管理。 ? ? ? 20 知错能及时纠正。 ? ? ? 21 知道何时征求上司的意见和给上司建议。 ? ? ? 小测试：你适合做文秘吗？（表四） 序号 检测内容 良 一般 差 22 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找） ? ? ? 23 有一定的数学头脑。 ? ? ? 24 会多种语言并且能适应多国文化环境。 ? ? ? 25 求知欲强。 ? ? ? 26 掌握先进计算机软件应用。 ? ? ?