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办公室业务 第四期 三台县人民政府办公室 二○一二年四月十三日 接待规格与接待计划 一、接待规格的种类及确定 （一）接待规格的种类 接待规格是以陪同领导的角度而言的。接待规格决定了其他的人 员、日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别，谁全程陪 同，宴请的规格、地点，住宿的宾馆等级、房间标准等等，这些都受到 接待规格的制约。接待规格过高，影响领导的正常工作；接待规格过 低，影响与交往对象的关系，所以确定接待规格时应慎重全面地考虑。 接待规格的最终决定权在主要领导那里，秘书仅提供参考意见。当 接待规格定下来以后，秘书应当把我方主要陪同人员的姓名、身份以及 日程安排及行程告知对方，征求对方意见，得到对方认可。接待规格有 三种：高规格接待、对等接待、低规格接待。 1. 高规格接待 ——1 　 主方主要陪同人员比主要来宾的职位、级别高的接待，就是高规格 接待。如上级领导派工作人员来了解情况，传达意见，兄弟单位派人来 商量要事等。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 2. 对等规格接待 主方的主要陪同人员与主要来宾的职位、级别相当的接待，就是对 等规格接待。这是最常用的接待规格。 3. 低规格接待 主方的主要陪同人员比主要来宾的职位、级别低的接待，就是低规 格接待。这种接待规格常用于基层单位，比如上级领导到下属单位视 察，下属单位的最高领导的职位也不会高于上级领导，这就属于低规格 接待。 （二）接待规格的确定 在一般的公务活动中，采用最多的是对等规格接待。有时为了某些 需要，可以根据具体情况调整接待规格。这就要求秘书首先要了解客人 的身份，向领导请示或建议由谁来出面接待最合适。影响到接待规格的 因素主要有以下几点： 1. 来访者的身份。一般来讲，主方接待人员的身份应当同来访人身 份相当，或高于对方。如果无法做到对等规格接待，应该提前告知对 方，并致以歉意，询问是否同意安排其他职位稍低人员接待。 2. 双方的关系和利益。双方的关系和访问事项所涉及的利益，是决 定由谁出面会见的重要依据。双方关系密切且事关重大或我方非常希望 发展与对方的关系时，可以派出身份较高的领导人出面会见，即高规格 接待。反之，也可以低规格接待对方。 3. 对方的会见要求。有时对方主动提出会见某某领导人的要求，如 　——2 无特别原因，应尽量满足对方的要求。如果不能满足对方的求见要求， 应当做好解释工作。 4. 一些突然的变化会影响到既定的接待规格，如领导生病或临时出 差，只得让他人代替，遇到这类情况，必须向客人解释清楚，并道歉。 5. 对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 （三）注意事项 秘书人员在接待工作中，不论来宾职位高低，都要平等相待，热 情、主动地提供各种必要的服务，杜绝 “官贵民贱”、“嫌贫爱富”、 “冷、硬、顶”的现象出现。同时，要按规定的制度办事，在热情服务 的同时，坚持勤俭节约的原则，礼仪等活动要从简，参观、剪彩及其他 喜庆活动、纪念活动以及举办座谈会、展览会等，都要精打细算。内宾 接待要按规定标准收取费用，一般不宴请，尽量不设或少设陪餐人员， 经批准的宴请活动，也要控制标准和人数。 二、制定接待计划 接待来访者，特别是接待重要宾客或来访团的第一项工作，就是拟 定一个接待方案，也就是通常所说的接待工作计划。接待工作计划一要 有针对性，即针对来访人员的具体目的和任务；二要切实可行，即应符 合当时个体的主客观条件。 要拟订好接待计划，秘书还应当熟悉一般接待工作的具体事项，并 将其细化，这样才能使制定出来的接待计划有较强的可操作性。 （一）具体接待事项准备内容 1. 了解来宾基本情况。来宾的基本情况包括：所在国籍、具体单 位、此行目的、来访天数、一行人数、到达的日期和地点，以及每个成 员的姓名、性别、年龄、职务、级别、民族、宗教信仰、风俗习惯、健