论商务秘书职能及效果的最优化.docVIP

　　论商务秘书职能及效果的最优化 【摘　要】在社会主义市场经济如火如荼发展的今天，为企业商务活动管理服务的商务秘书需求量日益增加。本文在对商务秘书职能研究现状的综述的同时，总结分析了商务秘书职能及其特点，指出影响职能发挥的内外条件，并进一步从外因和内因上提出了可行性的建议，为商务秘书职能效果的最优化提供参考借鉴。 　　【关键词】商务秘书；职能；最优化； 　　引言 　　在现代商务活动中，秘书担任着非常重要的角色。从商务活动的酝酿、策划、讨论、实施、反馈、总结，每一个环节都离不开秘书的工作。从广义而言，一般认为，商务秘书是指在各种从事商务活动的组织中协助领导机构或领导处理各种商务性事务，负责处理行政和日常事务，辅助领导做好决策的工作人员。从狭义上讲，商务秘书是各型各类秘书人员职务称呼中的其中一种[1]。在当今社会中，商务秘书已经成为各类秘书岗位中的一个重要的分支，其队伍庞大，人数众多，是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。但是，商务秘书有别于其他普通秘书，其有着较高的素质标准和特殊要求。就目前我国秘书职业的现状而言，商务秘书的人才队伍建设还没引起相关部门的高度重视，更谈不上成熟和完善。大多数从业人员缺乏专业培训和职业认证，他们只能履行一般性文秘工作的职责，很多在岗的商务秘书人员并不具备现代商务秘书应具有的素质，这就在一定程度上影响了企业的办公效率，浪费了企业的管理资源，从而阻碍企业的健康发展。针对以上情况，本文选择了商务秘书的职能发挥课题进行研究，旨在通过该课题的研究，揭示商务秘书职能有效发挥的内外条件，并提出可行性的改进对策，为商务秘书职能最优化提供理论借鉴。 　　一、商务秘书工作职能及其特点 　　商务秘书的工作职能是指其工作活动的任务、职责、作用和效用的统称，它从总体上规定着秘书人员的工作方向、活动范围和办事标准。简而言之，商务秘书的工作职能回答其从业人员大体上应“做些什么”和“做得什么样”的问题[1]。通过查阅相关文献资料，一般说来，商务秘书职能主要有辅助决策、协助管理、处理信息、协调督查和保守秘密等五项。 　　　（一）辅助决策 　　辅助决策是指商务秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。辅助决策是决策科学化、现代化的必然要求，其作用在现代社会中越来越明显。辅助决策的性质是决策参谋，而不是决策行动，其意见只供领导者参考，而不能成为决策的草案。商务秘书的辅助决策对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化，发挥重要的作用，其可以为领导决策提供依据、并加速决策实施进程以及促进决策优化等。概括说来，商务秘书的辅助决策职能主要有以下特点： 　　1．超前性 　　超前性是指商务秘书要在时间上提前为领导决策工作提供各种服务，及早对一些潜在的可能发生或将要发生的问题进行调查研究，做出准确的预测并提出一些解决问题的对策。它要求商务秘书要具备较强的超前思维能力和深入细致的工作作风以及较强的调研能力。 　　2．全程性 　　决策是个动态的过程，在决策的准备、制定、审定、执行的各阶段，商务秘书要自始至终参与各项活动。这种全程性，也决定了商务秘书可以宏观把握决策的动态过程，可以在辅助决策中，帮助领导拾遗补漏。 　　3．受限制性 　　商务秘书的职能作用主要是为领导服务，其辅助决策主要以贯彻、服务领导的意图为使命，必须紧紧围绕领导的决策意图，依领导的决策意见进行，原则上不能游离，更不能自行其是，因此商务秘书的参谋建议仅供领导参考，这是其受限制性所在。但受限制性并不意味着商务秘书的完全被动，商务秘书要在其职能范围内，发挥自己的能动性和创造性。 　　　（二）协助管理 　　管理是通过计划、组织、领导和控制等环节，协调人力、物力和财力资源以期高效率地达到组织目标的过程。在现代企业制度中，管理不仅是企业管理层的工作，商务秘书也应当分担管理的职能，而这也是现代商务秘书区别于传统秘书的显著特征[2]。企业的管理工作离不开商务秘书人员的辅助活动，协助领导做好计划、指挥、控制等管理工作，是商务秘书人员的重要职能，商务秘书高效地协助管理，能有效地促进领导者工作效率的提高，并能够对整个组织运转产生积极的影响。商务秘书的协助管理职能主要有以下特点： 　　1．管理的间接性 　　职能部门的管理工作，其管理作用是直接的，即管理者直接推动和影响管理对象，具有一定的权威性，如人事部门直接从进行人事管理，任何聘用、提拔以及解雇的事宜由其直接管理。而商务秘书机构及其人员的管理活动，对管理对象只能起到间接的作用。主要表现：配合作用，充当管理活动的配角；支持作用，从旁给予帮助；沟通作用，传递和反馈有关信息。 　　2．管理的综合性 　　职能部门的管理工作，其管理内容具有明显的局部性，如计划部门只从事计划管理，人事部门只从事人事管理，行政部门只从事行政管理。商务秘书部门虽不是职能部