今天就开始您的文件节能纤形活动!-CrownRecordsManagement.PDFVIP

今天就开始您的 文件节能纤形活动! The power of memory 这是真的! 据统计数据显示, 纸张的使用量出现下降的 趋势, 而对于电子信息的依 赖却越来越大。尽管如此, 无纸张化的办公室似乎仍 然是不可行的。 不必担心! 减少纸张并增加空间的愿望并没有破灭。可以通过 建立一个均衡并可持续的平衡来节约用纸。 我们都知道要改善信息的可及性, 企业绩效和客户服务。 然而, 繁复的流程及文化的冲突令实现这个目标变得比想象中 更难。 “均衡” 纸张使用量是一种生活方式, 而不是靠设定数字指标 来强硬控制纸张使用量 (如 “每周减少20公斤纸张使用量”)。 请跟随以下七个小窍门去开始您的文件节能纤形活动而且不 需要任何健身器材。 2 1. 制定文件保存政策 文件保存政策为员工提供指引, 辨别哪些 文件必须根据法律规定或审计要求保存, 哪些记录可以被立即销毁。未雨绸缪, 为即将到来的审计做准备。 3 2. 安全销毁 文件保存政策一旦实施, 不需要的信息必须安全销毁。保留全部文件的做法 不仅不切实际也没有必要。Crown Records Management可以帮助您界定哪些 文件需要被安全销毁, 同时也为您提供安全销毁的服务。 4 3. 改变管理和教育 企业往往忽视节约用纸对实现业务目标和加强商业信息安全性的帮助。 了解有关如何减少纸张的数量实际上可以帮助他们实现其他业务目标, 提高信息安全性。领导团队需要实施一个清晰的战略来鼓励员工改变现有 的行为模式。任命一位熟悉新的文档存储和安全销毁政策的人担任节能大 使, 随时候命为员工解答相关的查询或疑难。 5 4. 将文件转化成电子数据 将文件信息数字化, 可以让您快速查阅信息。扫描和数字化只是一个开始, 最终是要设立一个专业的信息管理程序, 它不仅可以降低风险, 同时还可以 更快速的查阅信息。首先要做的第一件事就是识别和收集所有的文件, 将一 些您不需要经常查阅但按规定需要保存的文件转移到异地存储或者转化成 电子数据储存在云端。 准备 – 收集和核实文 扫描 – 在安全的 件，并创建 数据中心进行大 信息库存 批量的扫描 Aa 输出 – 以PDF/TIFF档保 品质保证 – 对图像和索 编排索引和文本信息 存以备安全提取, 引的准确性检查 提取 – 通过人手 或者通过FTP/DVD 数据库提取，光学/ 的形式传送 智能字符识别 6 5. 所有权和监护权 无论您是数据的拥有者, 亦或是充当其 监护人, 任何会使用它的人应负上 责任。数据重复是一个大问题, 因为它 通常不可追踪, 它可以在任何地方, 收件箱, 个人的驱动器, 共享驱动器, 纸质文件, 或者是内部服务器。利用您 的节能大使培训及激励内部员工以推广 节约用纸。 7