合同评审细则.doc

AAAA有限公司 内部控制系列文件 合同评审细则 第 1 版 编制： 文件编号： SXJF-HTGL-01 审核： 批准日期： 批准： 实施日期： 执行： 总 页 数： 共5 页 本细则的制定和执行是在《AAA内部控制制度-合同管理制度》的细化补充，细则遵从内控制度的各项原则要求。 一、目的 本细则规定了合同正式签订前的评审要求，旨在提高合同评审效率，规范合同评审的流程，防范合同中存在的各种潜在风险。 适用范围 本细则适用于以公司为主体（包括下属各分、子公司）签订的所有合同、协议，包括对外的各类经营合同、建设工程承包合同、合作协议以及劳动合同、劳务合同等在内的所有合同、协议。 关键控制点 1、合同签订前，由合同业务经办人先对合同要件进行审核； 2、经其所在部门领导同意对外签订； 3、法务、财务等有关部门评审； 4、总经理或授权领导签署最后审核意见。 四、职责权限 1、合同经办人所在部门：合同经办人自查自纠、所在部门领导审批同意； 法务部：合规性审查； 财务部：财务风险审查； 总经办：审核合同签定程序，签署最后审核意见。 五、规范和要求 1、合同评审程序： （1）合同业务经办人或者主管人员是合同的第一责任人，在送交业务部门审核之前，须对合同文本所涉及到的签约主体、主要责任、义务、履约能力、违约条款等合同要件内容作自查并提出修改意见； （2）由合同业务经办人将合同文本及合同评审表提交其所属部门或者合同涉及其他相关部门领导签署审批意见； （3）由合同业务经办人将合同文本及合同评审表提交法务部评审，有关评审意见由评审人员在合同评审件或者批件上予以确认； （4）由合同业务经办人将合同文本及合同评审表提交财务部评审； （5）最后由总经办审核合同签订程序是否合规，总经理或授权领导在合同评审表上签署审核意见，包括同意或者不同意等意见。若在没有注明具体意见，仅有总经理签字的，视同对之前各评审意见的“同意”。 （6）发生业务部门与评审部门意见不能统一的，由业务部门将各方意见提交总经办，总经办召集相关人员共同商议确定。 2、合同签订条件： （1）由合同业务经办人向印章主管人员出示最后由总经理或授权领导审核同意的《合同评审表》； （2）提交合同经办人所在部门领导签字同意用印的申请单。 注意事项：具备上述二个条件时，才可在合同文本上加盖公司行政公章或者合同专用章（特指对外的经营合同），若合同文本为多页的，需加盖骑缝章。 3、合同档案管理： 合同业务经办人将合同评审表连同合同文本，以及合同在执行中签订的补充协议、补充规定、补充条款等相关材料也应一并归入该合同档案，至迟在合同执行完毕后由其所在部门统一移交至总经办档案室归口管理。 4、评审内容： （1）签订合同前应当严格审查对方当事人的主体资格。 ①对法人经济组织，属首次与公司签订合同的，应提交盖有该公司公章的营业执照、组织机构代码证、税务登记证；必要情况下，需审查原件或者盖有工商行政管理局专用章的或营业执照的副本复印件。 对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、姓名、国籍及公司或组织注册地。 A、委托人需在其登记的法人执照或者其他主体资格、组织机构代码证、税务登记证的复印件上注明“本复印与原件核对一致”并签署日期，同时加盖其行政公章； B、委托人签发的授权委托书； 代理人职务资格证明及个人身份证； 限或代理权是否超出了代理期限。 （4）签订合同前，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。 （5）下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。 A、名片； 厂家介绍、介绍等资料； D、各类电话、手机等通讯工具号码； E、对方当事人提供的未经我方合同经办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。 6、特殊/重大合同评审： 公司认为属特殊/重大合同的签订，应当及时进行可行性审查。 合同的可行性审查，由合同经办人所在部门的负责人组织有关部门以会签的形式进行，也可以通过召开有关部门负责人联席会议的形式进行。 附件一：合同自查表 合同自查表 合同归档编号： 公司简称+部门简称+年份+编号 部门名称： 日期： 合同名称 对方当事人