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岗位说明书编制培训教材 人力资源中心2011年6月 岗位分析 - 收集资料 岗位分析与岗位说明书的意义： 岗位分析流程 岗位分析 - 收集资料的方法 在这次岗位分析工作中，我们将综合运用的方法 收集资料时的提问方式 在访谈时应避免以下提问方式： 岗位分析时需分析的资料 岗位描述的流程如下： 岗位设置目的 职责描述的注意事项 职责描述的职责条目确定 职责描述句式规范 职责描述的注意事项 职责说明－动词举例 岗位说明书的反馈和确认 编写岗位说明书 重新进行岗位分析和描述，起草或更新岗位说明书的时机： 项目工作步骤 确定本部门岗位清单的错误观点 岗位设置越细越好 为解决一项新的任务就设立新岗位 认为岗位数和人员数有对等关系 本项目任务列表 各部门在岗位分析及编写岗位说明书工作中的职责及权限 各部门本项工作要求进度 本部门各岗位《工作清单》6月25日前完成 相关岗位《岗位信息调查表》或根据《工作清单》对实际工作活动的情况进行核对的其他岗位信息，6月30日前完成； 填写并配合审定本部门《岗位说明书》7月16日前完成 敬请配合完成！ 谢谢大家！ * * 岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？ 上下级汇报情况？ 岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？ 为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？） 什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位） 什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么） 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？ 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？ 组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时） 怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？ 有怎样的决策权？ 该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？ 要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质） 收集资料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题： 岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。 落实组织职责，支持实现组织目标 奠定人力资源管理体系的基础 准备 工作 收集 资料 分析 资料 岗位分析流程比较简单，但工作繁琐，工作量也较大，工作时需要耐心和细心。 方法1：从组织、流程入手…… 方法2：从现岗位入手…… 我们需要收集到组织设计、业务流程 及管理流程等资料，如下一页的例子 从现有岗位入手，可以采用的方法:工作实践\直接观察\面谈法\调查问卷等 在这次岗位分析工作中，我们将综合运用调查问卷法 + 核对法和访谈法或观察法，具体做法如下： 1）对于通用性（简单）岗位，我们主要采用观察法+ 访谈法，由岗位所在部门分析人员通过与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，再由人力资源中心协同用核对法以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确. 2）对于专业性比较强的岗位：我们一方面通过问卷调查岗位信息，另一方面，通过与任职者本人及其直接上级的访谈，确认岗位的具体信息,并核对信息的准确性。 在访谈时可以采取以下提问方法 根据要求方式的不同可以分为： 提问式：提出问题要求回答 陈述式：直接要求被访人就某一方面问题进行陈述 根据提问问题的性质可以分为： 开放式：对回答内容完全不限制，给被访者自由发挥的空间 封闭式：回答通常是“是”或“否”，或者其他给定的选项 根据提问内容和时机可以分为： 探究式：对同一个问题进行追问，以获得全面、透彻的了解 连接式：对一个问题上下游的、或有关联的其他问题进行追问 澄清式：对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了被访者想表达的意思 总结式：在被访人基本完成陈述后，总结其陈述内容，予以确认并追问是否有遗漏 问题举例： 在什么样的情况下你需要去获得上级的批准？ 请告诉我…… 你的日常工作主要包括哪些内容？ 你是否负有人员管理职责？ 在组织员工活动中具体包括那几个环节？ 在完成了电脑安装后，还需要做什么后续工作吗？ 你的意思是你只有权审批原材料的申购，是吗？ 你刚才介绍了这个岗位的主要工作包括……，还有其他需要补充的吗？ 问题举例： 我觉得你不喜欢督导你的员工，是吧？ 你的日常工作是哪些，你每周要接触多少客户，下多少个订单，有没有权限审批费用？ 仓管员常常没什么事干，是吧？ 你是每周，每月还是每两月与客户见面吗？ 诱导性