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档案工作基本知识 江 国 富 2009.7.9 一、 档案工作的基本概念 ⒈ 档案和档案的涵义 　档案的定义： 档案是指过去和现在的（显示时间——历史性）国家机构、社会组织以及个人（产生档案主体的多元性）从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动（来源渠道的广泛性）直接形成的（本质属性——原始性）对国家和社会有保存价值（价值性）的各种文字、图表、声像等不同形式（多样性）的历史记录（本质属性——记录性）。 档案的涵义： 档案的形成 档案是文件材料有条件地转化而来的 档案的形成是多种多样的 档案是人们社会实践的原始记录 （是区别图书资料的特点之一） ⒉案卷： 是由互相联系的若干文件组合而成放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。 ⒊立卷（组卷）： 将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。 ⒋立卷要求： 文件材料组合成卷的质量要求。 ⒌归档： 文书、业务部门将工作活动中处理完毕，将有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案部门移交的过程。 ⒍归档范围（立卷范围）： 归档制度的组成部分。指规定需要归档保存的文件材料的种类和成分。 ⒎归档要求： 归档制度的组成部分。对归档案卷的质量要求。 ⒏文件： 广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料。 ⒐全宗： 机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体(全部档案)。 ⒑全宗的构成条件： 满足以下三个条件：① 可独立行使职权，能以自己名义对外行文。② 是一个预算会计单位或经济核算单位，可编制预决算或财务计划。③ 设有管理人事的结构或人员，并有一定人事任免权。在档案学中称为“立档单位”，或称为“全宗构成者”）。 ⒒来源原则： 将档案按其来源和形成单位进行整理、分类的管理原则。 档案与图书在整理和分类上有严格的界线。 ⒓档案整理： 档案部门按文件在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。 ⒔移交： 把档案交给档案部门。 ⒕档号： 用数字、字母表示档案来源、类别、排列次序及其相互关系的一组符号。 ⒖高等学校现有档案门类： 党群档案 行政档案 学生档案 教学档案 科研档案 设备档案 产品档案 出版档案 外事档案 财会档案 声像档案 电子档案 教工档案 实物档案 名人档案 教师业务档案 二、档案的归档范围和保管期限 1、机关文件材料归档范围是： 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 2、机关文件材料不归档范围是： 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 3、档案的保管期限 学校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 永久保管的文书档案主要包括： 本校制定的法规政策性文件材料； 本校召开重要会议、举办重要活动等形成的主要文件材料； 本校职能活动中形成的重要业务文件材料； 本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 本校机构演变、人事任免等文件材料； 本校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 上级机