机关文书案的整理.ppt

机关文书档案的整理归档方法和要求 第一步 归档文件的收集 一、收集概述 归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。 收集工作是档案整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提条件，是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径，是衡量档案室工作的重要标尺。 二、收集文件 收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录的收集。 收集方法上要注意两点： 一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；平时注意将单位领导或同志外出开会、出差、 商定事项所带回的文件、材料收集起来；平时注意将报刊杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑收集起来。 二是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；年终还要注意把那些虽没作收发文登记，但仍属本单位形成的文件、材料、图表、声像、实物全部收集起来；年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的收集。 第二步 归档文件的价值鉴定 归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个方面。 第一，凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件，作勿需归档处理，按规定手续予以销毁，防止有文必档现象发生。 按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第二，对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；