档案管理准作业规程.doc

目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 适用范围 适用于宁德新能源工业园各类档案的管理。 职责 3.1 总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。 3.2 行政部经理监督档案管理的实施工作。 3.3 档案管理员负责档案的日常管理工作。 程序要点 4.1 档案的编号 4.1.1 公司、管理处编号： 物业管理有限公司 编号为：NDYD（公司英文缩写）； 物业管理处 编号为：ND(500亩)或DQ（东侨）。 4.1.2 部门编号： 行政部、人事部 编号为：X·Z； 财务部 编号为：C·W； 公共事务部 编号为：S·W； 环境部（保洁） 编号为：B·J； 环境部（园林绿化） 编号为：L·H； 机电维修部 编号为：J·D； 品质部 编号为：P·Z。 4.1.3 年份编号：引用年份序号—2011、2012、2013······。 4.1.4 档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字—001、002、003······。 4.1.5 档案编号举例： 物业管理有限公司编号： NDYD—C·W—报表—001 档案序号 档案编号 部门编号 物业管理公司编号 b） 管理处编号： ※※※—※※※—※※—※※※—※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 管理处编号 物业管理有限公司编号 4.2 档案的分类 4.2.1 区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下六类： 厂区档案，包括： ——经厂方签署后的《公约》； ——经厂方签署后的《消防安全责任书》； ——《工厂情况登记表》； ——《钥匙领用登记表》； ——《厂证领用登记表》； ——《违章处理通知单》及处理结果资料； ——其它应保存的工厂资料。 ——综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通讯设施合格证；电梯准用证等）； ——其它应保存的工程资料。 设备档案，包括： ——设备台帐； ——设备出厂合格证； ——设备使用说明书（要求中文）； ——设备安装、调试报告； ——保修卡、保修协议； ——设备运行记录； ——设备维修、保养记录； ——设备更新改造记录； ——设备管理制度； ——其它应保存的设备资料。 物业管理运作档案，包括： ——公司管理运作档案（物业接管记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）； ——管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；厂区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。 来往文书档案，包括：管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件； 合同档案，包括：采购合同；多种经营合同；物业接管类各种合同；保险类合同等； 员工人事档案，包括：员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录； 财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及帐册；审计报表及帐册等记录。 4.2.2 全宗内档案的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。 4.3 立卷与编制目录 4.3.1　立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷： 根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸； 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： 　　—— 物业管理有限公司员工人事档案：※※※—X·Z—员工档案； 　　—— 物业管理有限公司财务部报表：※※※—C·W— 报表； 　　—— 物业管理处公共事务部运作档案：※※※—※※※—S·W— 运作档案。 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； 将需