OA系统费用报销规范(final).doc

1 目的和范围 1.1针对近期公司总部OA系统上线以来出现的一些问题，同时配合各区域子公司OA系统上线，重新制定本规范。 1.2全体员工。 2 职责 2.1 公司财务部负责与管理制度执行工作，并具有修改此文件的最终权限。 2.2 公司各部门依此制度操作。 3 引用文件/资料 3.1 无 4 定义与术语 4.1 无 5OA系统里报销明细必须一票(事项)一记录，凡不符合一票一记录的一律退回重填。一票一记录要求一张发票填写一个报销记录；但对于同一事项涉及多张定额发票的允许在同一条报销记录里填写。每一条记录必须填写详细的报销事由。 举例(1): 发生公司至15元发票两张：14元定额附加费票一元作为一条纪录，报销事由必须注明打车的点 举例(2): 发生一次餐饮费500元，取得多张定额作为一条纪录 办公费：*月*日**事宜购买**用品（列明事由和购买物品明细，购买物品多时可以另附表格）； 车 费：*月*日**事宜从*地至*地打的或公交车费等； 业务招待费：*月*日招待**餐费 （详述人员）； 住宿费：*月*日在*地*人住宿，入住人员**，房间数量**，单价**，总计**。（人员，房间数量，房费单价须列明）。 特殊的费用无法在项目描述中描述清楚的，可在批注中详述。 在OA系统中选择费用类型时应与发票类型一致，不可错选，否则一律驳回。车辆油费、维修费按车辆费费用类型报销，过路费、停车费等按交通费费用类型报销。交通费报销不可与其他费用在同一OA表单中申请，需单列。提请注意：这里交通费是指员工报销中的交通费，并非差旅报销中的交通费。 备用金借款必须在项目描述里对借款内容作详细说明，举例： 备用金：*月*日因**事宜预申请**费用**元等（详列预算）。 票据粘贴注意事项：发票必须按报销的顺序粘贴于A4纸上使用废纸，并且要求在发票上用红笔按照报销顺序编号。同一记录涉及多张定额发票的按票面金额由小到大粘贴。不同费用项目发票不可夹杂一起粘贴，粘贴时票面不可重叠，保证扫描件中每张发票的主要信息（包括金额、时间、发票项目等）都完整可见。凡票据粘贴不符合上述规定的。 发票单据要求：发票单据必须合法有效，内容和印章均应完整，票面不得涂改，大小写金额一致，发票内容必须和报销事由一致不允许替代发票，开票时间须和费用发生时间一致。取得机打发票，发票抬头必须为“宁波声广健康管理有限公司”、“宁波无极限健康管理有限公司”或“宁波声广传媒有限公司”全称，机打发票内容不得手写涂改。凡提供发票与上述要求不符的一律不予报销。若需要税务编号后开具。 差旅费用规定：员工在OA系统中报销差旅费必须按照差旅行程顺序填写报销记录。住宿补贴需提供住宿发票，票据粘贴在报销费用发票的后面。 举例：6月1日到6月3日出差，行程由宁波到杭州费）、杭州到南京车费70元、南京宁波车费元。差旅费用报销记录必须和上述行程的顺序一致，第一条记录为交通费60元，注明事由为宁波到杭州车费，第二条记录为交通费70元，注明事由为杭州到南京车费；第三条为交通费130元，注明事由为南京到宁波车费。 财务收单：，由报销人打印出报销单粘贴好交财务。(以送审时间为准）下班之前支付所有付款申请。费用报销每周报销一次，对于周四财务审核完的报销单据，在周五下班前做完支付工作。 特别提醒：区域财务每周二、周五邮寄一次原始单据。寄出前需要区域和财务负责人在OA表单上审核签字。 6子公司OA系统审批流程 子公司费用申请和审批流程：1）、子公司费用申请由相关人员提出后，须经区总和财务经理两人一致审批同意以后才可提交总部审批；2）、费用申请人总部直线管理部门经理、直线管理部门总监依次对费用进行审批；3）、对于费用金额大于500元的，还需由总部副总经理审批，对于费用金额大于1000元的必须由总部总经理审批。4）、全部审批通过后由总部财务专员审核相关单据的合法合规性，财务专员审核通过出纳方可凭申请单付款。 上述审批流程中出现审批不通过的，申请将直接驳回给费用申请人，申请人做相应修改后重新申请。 7注意事项： 7.1一张发票对应的清单请在批注中说明，或上传附件说明。不能在项目描述中列明。项目描述只是概述。 7.2如果有批注,一定要在项目描述中注明:详见批注 7.3由于资金都是由子公司基本户网银付出，又是在总部操作，因此请所有的申请人在费用报销、对公付款、备用金申请时，一律要注明打款账号或卡号，凡是没有账号、卡号的一律驳回. 7.4区域的原始凭证-OA表单上，须区总和财务负责人签字(内蒙区域目前暂无财务负责人，由区总签字) 7.5不规范的票据粘贴一律打回，为了不影响效率，票据粘贴一定规范。 7.6区域所有支付原则上均是由子公司网银付出，禁止现金支付、转账支付、汇兑等形式。特殊情